ZUGFeRD hat wieder eine neue Version: 2.5. Wenn du gerade denkst “Muss ich jetzt schon wieder etwas umstellen?” – wahrscheinlich nicht.
Die neue Version ist vor allem ein technisches Update. Sie macht ZUGFeRD aktueller, besser prüfbar und für einige Sonderfälle genauer. Dein Rechnungsalltag bleibt in den meisten Fällen gleich.
Kurz gesagt: ZUGFeRD 2.5 ist wichtig für Softwarehersteller, Validatoren und Unternehmen mit komplexeren Rechnungen. Für dich zählt vor allem, dass dein E-Rechnungswerkzeug aktuell bleibt.
Was ist ZUGFeRD noch mal?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, die zusätzlich strukturierte XML-Daten enthält. Menschen sehen die PDF. Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten.
FeRD beschreibt ZUGFeRD als Format für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch zwischen Unternehmen, mit der öffentlichen Verwaltung und mit Verbrauchern. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. FeRD erklärt ZUGFeRD in den offiziellen FAQ .
Das ist der Unterschied zur normalen PDF: Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn mehr. Das Bundesfinanzministerium schreibt klar, dass eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und elektronisch verarbeitet werden können muss. Ein einfaches PDF gilt als “sonstige Rechnung”. BMF FAQ zur E-Rechnung
Was ist ZUGFeRD 2.5?
ZUGFeRD 2.5 ist die neue gemeinsame Version von ZUGFeRD und Factur-X. Factur-X ist das französische Pendant zu ZUGFeRD. Laut FeRD sind ZUGFeRD 2.5 und Factur-X 1.09 technisch identisch und vollständig rückwärtskompatibel. FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch
Die französische FNFE-MPE nennt als Veröffentlichungsdatum für Factur-X 1.09 / ZUGFeRD 2.5 den 10. Juni 2026. FNFE-MPE: Factur-X
Was ist neu in ZUGFeRD 2.5?
Die Änderungen betreffen vor allem Validierung, Codelisten und Sonderfälle im Profil EXTENDED. Das klingt technisch, hat aber einen einfachen Kern: Das Format wird genauer. Gute Werkzeuge können dadurch sauberer prüfen und mehr Sonderfälle abdecken.
Für Einfache-eRechnung.de ist das genau die richtige Richtung. Unser Ziel ist nicht, dir neue Begriffe beizubringen. Unser Ziel ist, dass du deine Rechnung wie gewohnt erstellst und am Ende eine geprüfte ZUGFeRD-E-Rechnung zurückbekommst.
1. Aktualisierte Codelisten und Prüfregeln
FeRD hat die Validierungsartefakte und Codelisten auf den Stand gebracht, der auf der Website der Europäischen Kommission veröffentlicht ist. FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch
Was heißt das konkret? Prüfprogramme können Rechnungen gegen aktuelle Regeln testen. Wenn eine Software ZUGFeRD 2.5 sauber unterstützt, erkennt sie formale Fehler zuverlässiger.
Genau hier setzt Einfache-eRechnung.de heute schon an: Wir erzeugen ZUGFeRD-Rechnungen im EN16931-Profil und prüfen die XML-Struktur, bevor du das Ergebnis verwendest. Wenn Pflichtdaten fehlen oder Beträge nicht zusammenpassen, bekommst du keine kryptische Technikmeldung, sondern eine verständliche Rückmeldung.
Für dich bleibt der Ablauf simpel: PDF rein, geprüfte E-Rechnung zurück. Die Prüfregeln laufen im Hintergrund.
2. Bruttorechnungen werden besser abbildbar
FeRD hatte ZUGFeRD 2.5 als neue Version mit Unterstützung für sogenannte Bruttorechnungen angekündigt. Als Beispiele nennt FeRD den Buchhandel, das Verlagswesen und die Mineralölwirtschaft. FeRD: Release-Ankündigung ZUGFeRD 2.5
Das betrifft nicht jede Rechnung. Viele kleine Unternehmen schreiben klassische Netto-Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Es gibt aber Rechnungen, bei denen Preise auf Positionsebene brutto dargestellt sind. Dann muss ein Werkzeug sauber erkennen, was gemeint ist.
Einfache-eRechnung.de kann Bruttoangaben aus vielen PDF-Rechnungen erkennen und für die ZUGFeRD-Erzeugung in die nötigen Netto-Werte umrechnen, wenn die Steuerinformationen klar genug sind. Das ist praktisch, weil du deine Rechnung nicht erst manuell umbauen musst, nur damit sie technisch besser in ein Format passt.
Bei sehr speziellen Branchenlogiken bleiben wir bewusst vorsichtig. Nicht jede Bruttorechnung aus dem EXTENDED-Umfeld ist ein Standardfall. Aber der wichtige Punkt ist: Typische Bruttoangaben in normalen Rechnungen sind für uns kein Grund, den Prozess unnötig kompliziert zu machen.
3. Negative Einzelpreise sind erlaubt
Im Profil EXTENDED erlaubt ZUGFeRD 2.5 negative Einzelpreise auf Positionsebene. FeRD nennt außerdem angepasste Geschäftsregeln dazu. FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch
Das klingt nach einem Detail, betrifft aber bestimmte Korrektur- und Nachlassfälle. In der Praxis gibt es dafür oft mehrere Darstellungswege: als Nachlass, als Zuschlag, als Gutschrift, als Korrekturrechnung oder eben als negative Position.
Einfache-eRechnung.de unterstützt die üblichen Fälle: Nachlässe, Zuschläge, Gutschriften und Korrekturrechnungen können verarbeitet werden. Negative Einzelpreise als eigener ZUGFeRD-2.5-Spezialfall sind dagegen nicht unser Standardpfad.
Im Alltag ist das meist die bessere Lösung. Für die meisten Kunden ist wichtiger, dass eine Korrektur verständlich verarbeitet wird und das Ergebnis durch die Prüfung kommt. Wenn eine Rechnung so aufgebaut ist, dass daraus keine saubere E-Rechnung entsteht, sagen wir das klar und führen dich zur Korrektur.
4. Neue Felder für Zahlungen und Drittzahlungen
ZUGFeRD 2.5 ergänzt Felder für Zahlungsmittel, BIC und Name. Außerdem kommt eine neue Gruppe für Zahlungen im Auftrag Dritter hinzu. FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch
Für einfache Rechnungen mit IBAN und Zahlungsziel ändert sich dadurch wenig. Trotzdem ist dieser Teil wichtig, weil Zahlungsinformationen in E-Rechnungen maschinenlesbar sein sollten.
Einfache-eRechnung.de bildet die gängigen Zahlungsinformationen bereits ab: IBAN, BIC, Kontoinhaber, Zahlungsart, Zahlungsbedingungen, SEPA-Lastschrift und abweichende Zahlungsempfänger. Externe Zahlungsdienste wie PayPal oder Klarna behandeln wir in der Regel als Zahlungsart oder Hinweis.
Auch hier gilt: Der normale Rechnungsalltag ist abgedeckt. Sehr spezielle Drittzahlungs-Strukturen aus ZUGFeRD 2.5 sind ein Sonderfall, nicht der Grund, warum kleine Unternehmen mit E-Rechnung anfangen sollten.
5. Unterpositionen, Sets und zusammengesetzte Artikel
FNFE-MPE beschreibt für Factur-X 1.09 / ZUGFeRD 2.5 eine neue Unterstützung für Sub-Line-Management. Damit lassen sich zum Beispiel Zwischensummen, Sets, Bundles oder zusammengesetzte Artikel besser abbilden. FNFE-MPE: Factur-X
Ein Beispiel: Du verkaufst nicht nur eine einzelne Leistung, sondern ein Paket aus mehreren Bestandteilen. Oder du brauchst innerhalb einer Rechnungsposition zusätzliche Unterzeilen. Dafür ist die neue Version besser vorbereitet.
Einfache-eRechnung.de verarbeitet Rechnungspositionen heute als normale Positionen. Unterpunkte können in der Beschreibung stehen oder als eigene Positionen auftauchen. Eine echte technische Sub-Line-Struktur erzeugen wir aktuell nicht.
Für die meisten Dienstleistungs-, Handwerks- und Projektrechnungen reicht das völlig aus. Wenn du dagegen komplexe Sets, Bundles oder Stücklisten abrechnest, ist ZUGFeRD 2.5 ein Hinweis darauf, dass solche Sonderfälle in Zukunft sauberer abbildbar werden.
Was bedeutet das für dich als Kunde?
Die wichtigste Antwort: Du musst ZUGFeRD 2.5 nicht selbst verstehen, um richtige E-Rechnungen zu schreiben.
Wenn du Einfache-eRechnung.de nutzt, bleibt dein Ablauf gleich: Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt, schickst sie zur Umwandlung und bekommst eine geprüfte ZUGFeRD-E-Rechnung zurück. Die Formatdetails laufen im Hintergrund.
Konkret heißt das:
- Wir wandeln lesbare PDF-Rechnungen in ZUGFeRD-E-Rechnungen um.
- Wir prüfen die erzeugte XML-Struktur, bevor du die Rechnung verwendest.
- Wenn etwas nicht sauber erkannt wurde, kannst du die Daten korrigieren, statt die Rechnung komplett neu zu bauen.
Für dich zählt weniger die Versionsnummer als das Ergebnis: eine E-Rechnung, die maschinenlesbar ist, geprüft wurde und zu deiner sichtbaren Rechnung passt.
Muss ich alte Rechnungen neu erstellen?
Nein. FeRD schreibt, dass ZUGFeRD 2.5 beziehungsweise Factur-X 1.09 vollständig rückwärtskompatibel ist. FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch
Das heißt: Alte ZUGFeRD-Rechnungen werden durch die neue Version nicht automatisch falsch. Du musst archivierte Rechnungen nicht anfassen.
Muss ich sofort auf ZUGFeRD 2.5 wechseln?
Wenn du selbst eine Rechnungssoftware betreibst oder entwickelst: Ja, dann solltest du dich mit dem Update beschäftigen.
Wenn du als kleines Unternehmen ein fertiges Werkzeug nutzt: Nein, dann ist das vor allem Aufgabe deines Anbieters. Du solltest nur darauf achten, dass dein Anbieter die Formate weiter pflegt.
Die gesetzliche Grundanforderung bleibt: Die E-Rechnung muss strukturiert, elektronisch verarbeitbar und mit EN 16931 vereinbar sein. Das BMF nennt strukturierte Rechnungsformate nach EN 16931 ausdrücklich als zulässig. BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
Was ist mit XRechnung?
ZUGFeRD 2.5 ändert nichts daran, dass XRechnung ein eigenes Format bleibt. XRechnung ist vor allem im Behördenumfeld wichtig. ZUGFeRD ist für viele B2B-Fälle angenehmer, weil du weiter eine sichtbare PDF-Rechnung hast.
Wenn du unsicher bist, welches Format du brauchst, lies unseren Überblick: ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format ist richtig?
Mein Fazit
ZUGFeRD 2.5 ist kein Grund zur Panik. Es ist ein Update, das das Format sauber weiterentwickelt.
Für die meisten kleinen Unternehmen gilt: Dein Ablauf bleibt gleich. Du brauchst kein neues Fachwissen über Codelisten, Validierungsartefakte oder Sub-Lines. Du brauchst ein Werkzeug, das diese Dinge richtig macht.
Bei Einfache-eRechnung.de unterstützen wir heute den praktischen Standardfall: PDF rein, geprüfte ZUGFeRD-E-Rechnung zurück. Die neuen ZUGFeRD-2.5-Sonderfälle behalten wir im Blick, ohne daraus für jeden Kunden ein neues Bürokratieprojekt zu machen.
Und genau so sollte E-Rechnung sein: ein technisches Detail, das im Hintergrund funktioniert.
Quellen
- FeRD: ZUGFeRD 2.5 deutsch – offizielle Informationsseite zu ZUGFeRD 2.5
- FeRD: ZUGFeRD FAQ – Grundlagen zu ZUGFeRD und Hybridformat
- FeRD: ZUGFeRD 2.5 Release-Ankündigung – Ankündigung mit Hinweis auf Bruttorechnungen
- FNFE-MPE: Factur-X – Informationen zu Factur-X 1.09 / ZUGFeRD 2.5
- Bundesfinanzministerium: FAQ E-Rechnung – Definition E-Rechnung und Abgrenzung zur PDF
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung – Einführung der obligatorischen E-Rechnung
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