ZUGFeRD einfach erklärt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Klingt bürokratisch, ist aber eigentlich ganz praktisch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, die so aussieht wie eine normale Rechnung. Der Unterschied: In der PDF sind zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet. Diese Daten können Buchhaltungssysteme automatisch auslesen und verarbeiten.

Wie funktioniert das technisch?

Stell dir eine ZUGFeRD-Rechnung wie einen Brief mit einem unsichtbaren Beiblatt vor:

• Die sichtbare Ebene: Ein PDF, das du wie jede andere Rechnung lesen, drucken und archivieren kannst.
• Die unsichtbare Ebene: Eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form, die in die PDF eingebettet ist.

Wenn dein Kunde die Rechnung öffnet, sieht er das PDF. Wenn sein Buchhaltungssystem die Rechnung importiert, liest es die XML-Daten aus und übernimmt sie direkt ins System.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

Beide Formate sind gültige E-Rechnungen nach deutschem Recht. Aber sie sind unterschiedlich aufgebaut:

ZUGFeRD

• PDF mit eingebetteten XML-Daten
• Für Menschen lesbar (als PDF)
• Abwärtskompatibel: Funktioniert auch ohne E-Rechnungssoftware
• Ideal für B2B-Geschäft mit anderen Unternehmen

XRechnung

• Reines XML ohne PDF-Ansicht
• Für Menschen nicht ohne Spezial-Software lesbar
• Wird vor allem von Behörden und öffentlichen Auftraggebern verlangt
• Pflicht bei Rechnungen an Bund und viele Länder

ZUGFeRD-Profile: Welches brauchst du?

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, die sich im Detailgrad unterscheiden:

• Minimum: Stark reduzierter Datensatz; nicht für die gesetzliche E-Rechnungspflicht geeignet.
• Basic WL (ohne Positionen): Rechnungsdaten ohne einzelne Positionen; ebenfalls nicht für die gesetzliche E-Rechnungspflicht geeignet.
• Basic: Standard-Profil mit allen üblichen Rechnungsdaten und Positionen.
• EN 16931 (Comfort): Entspricht dem europäischen Kerndatenmodell für elektronische Rechnungen.
• Extended: Zusätzliche Felder für spezielle Anforderungen.

Für viele inländische B2B-Rechnungen passt das Profil „EN 16931“ (auch Comfort genannt). Ob ein Empfänger ein bestimmtes Format oder zusätzliche Angaben verlangt, solltest du vorab klären.

Warum ZUGFeRD für Selbstständige Sinn macht

1. Abwärtskompatibilität

Wenn dein Kunde noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann, funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung trotzdem – als ganz normale PDF. Er druckt sie aus oder speichert sie ab wie bisher.

2. Dein Layout bleibt erhalten

Die Rechnung sieht aus wie immer. Dein Logo, deine Farben, dein Design – alles bleibt. Die E-Rechnungsdaten sind unsichtbar eingebettet.

3. Keine spezielle Software nötig

Du musst keine neue Buchhaltungssoftware kaufen. Mit Einfache-eRechnung.de erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen aus deinen bestehenden PDF-Rechnungen.

4. Archivierung ist einfach

Bewahre die ZUGFeRD-Datei unverändert auf. Bei einem Hybridformat ist der strukturierte XML-Teil rechtlich maßgeblich. Einfache-eRechnung.de ist kein Archivdienst.

Wie erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung?

Du hast mehrere Möglichkeiten:

Option 1: Buchhaltungssoftware

Programme wie DATEV, Lexware oder sevDesk können ZUGFeRD-Rechnungen direkt erstellen. Allerdings musst du dann auch die Rechnung in deren System erstellen.

Option 2: Einfache-eRechnung.de

Du bleibst bei deinem gewohnten Ablauf:

1. Rechnung in Word, Excel oder Pages erstellen
2. Als PDF speichern
3. Fertige PDF auf Einfache-eRechnung.de hochladen
4. Erkannte Daten prüfen und ZUGFeRD-Rechnung herunterladen

Der Vorteil: Du erstellst die Rechnung weiter in deinem bisherigen Programm und verwendest die fertige PDF.