Häufige Fragen zur E-Rechnung

Im Regelfall ja, wenn du inländische Rechnungen an andere Unternehmen stellst. Die Pflicht kommt aber gestaffelt: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, für den Versand gelten noch Übergangsfristen. Ausnahmen gibt es zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Rechnungen über Umsätze von Kleinunternehmern.

Die Pflicht kommt gestaffelt. Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand läuft die Übergangsphase bis Ende 2027; je nach Umsatz greifen strengere Vorgaben schon 2027. Spätestens ab 2028 gilt im inländischen B2B-Regelfall die volle Pflicht.

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Geschäftskunden (B2B). Privatkunden kannst du weiterhin ganz normal eine PDF-Rechnung oder sogar eine Papierrechnung schicken. An deinem Ablauf für Privatkunden ändert sich nichts.

Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, reicht ein einfaches PDF nicht. Es gilt als sonstige Rechnung. Du brauchst ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Mit Einfache-eRechnung.de wandelst du deine fertige PDF in eine ZUGFeRD-E-Rechnung um.

Für deine eigenen Rechnungen gibt es als Kleinunternehmer Besonderheiten. Ob in deinem Fall weiterhin eine sonstige Rechnung ausreicht oder eine E-Rechnung sinnvoll ist, hängt vom Rechnungstyp ab. E-Rechnungen empfangen können musst du seit 2025 aber grundsätzlich trotzdem.

Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt und exportierst sie als PDF. Lade die fertige PDF auf der Startseite ohne Konto hoch und wähle ZUGFeRD oder XRechnung. Bei Erfolg prüfst du die erkannten Daten und lädst die E-Rechnung und den Prüfbericht direkt herunter. Wenn etwas fehlt, führt dich ein Link zur Ergänzung oder Diagnose.

Ja. Nutze deine Vorlage in Word, Excel oder Pages weiter. Exportiere die fertige Rechnung als PDF und lade diese Datei hoch.

Du bekommst deine Rechnung als E-Rechnung zurück. Bei ZUGFeRD ist das ein PDF, das genauso aussieht wie deine Original-Rechnung, aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten enthält. Dein Kunde sieht also das gewohnte PDF, und sein System kann die Daten automatisch verarbeiten.

Der Website-Upload kann etwa eine Minute dauern. Lass die Seite während der Verarbeitung geöffnet. Bei registrierter Nutzung per E-Mail kommt das Ergebnis nach der Verarbeitung in dein Postfach.

Dann bekommst du klare Hinweise statt technischer Fehlercodes. Wir sagen dir, ob typische Pflichtangaben fehlen, Formatregeln nicht passen oder Summen unplausibel sind. In den meisten Fällen korrigierst du die Originalrechnung in deinem gewohnten Programm und lädst die neue PDF danach erneut hoch. Die Hinweise helfen dir bei typischen formalen Problemen, ersetzen aber keine Rechts- oder Steuerberatung.

Oft ja – wenn deine Rechnung als digital erzeugte PDF mit Textebene vorliegt und die nötigen Angaben enthält. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze. Das Layout ist dir überlassen.

Wir brauchen digital erstellte PDFs mit Textebene – also Rechnungen, die du in Word, Excel, Pages oder einem anderen Programm erstellt und als PDF gespeichert hast. Nicht verarbeiten können wir:

• Eingescannte Papierrechnungen (auch wenn sie als PDF vorliegen)
• Abfotografierte Rechnungen
• Handgeschriebene Rechnungen
• Passwortgeschützte oder stark verschlüsselte PDFs
• Bilddateien (JPG, PNG) – nur PDF-Format

Leider nein. Gescannte Dokumente sind im Grunde Bilder – auch wenn sie als PDF vorliegen. Unser System braucht maschinenlesbaren Text, um die Rechnungsdaten zu extrahieren. Wenn du deine Rechnungen bisher auf Papier schreibst und dann einscannst, müsstest du auf eine digitale Vorlage umsteigen (z.B. Word oder Excel).

Nein. Du brauchst nur einen Browser, eine Internetverbindung und deine fertige PDF. Registrierte Nutzer können weitere PDFs optional per E-Mail senden; dafür genügt ein übliches E-Mail-Postfach.

Beide sind gültige E-Rechnungsformate. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten – sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich maschinell verarbeiten. XRechnung ist reines XML ohne PDF-Ansicht, wird vor allem von Behörden verlangt. Für die meisten Geschäftskunden passt ZUGFeRD besser. Mehr erfahren

Ja, in vielen Fällen. ZUGFeRD und XRechnung sind Standardformate, die von vielen Buchhaltungs- und Kanzleisystemen unterstützt werden. Für deinen Steuerberater ist das in der Regel leichter weiterzuverarbeiten als eine reine PDF.

Viele Empfänger können ein ZUGFeRD-PDF wie eine normale PDF öffnen und lesen. Wenn dein Kunde für seinen Prozess ein bestimmtes Format oder einen bestimmten Übermittlungsweg verlangt, solltest du das vorab klären. Für Behörden und manche größeren Organisationen kann zum Beispiel XRechnung oder ein Portal vorgeschrieben sein.

Die Rechnungs- und Kerndatenverarbeitung unseres Dienstes erfolgt in Deutschland bzw. in der EU. Wir nutzen dafür unter anderem Server bei Hetzner in Deutschland. Alle Details zu Sicherheit & Datenschutz

Deine Rechnung wird automatisiert durch unsere Systeme und die in der Datenschutzerklärung genannten Auftragsverarbeiter verarbeitet. Erfolgreiche Website-Ergebnisse speichern wir nicht; Diagnose- und E-Mail-Konvertierungsdaten bleiben zweckgebunden 30 Tage. Unser Team greift nur in Supportfällen auf Daten zu, wenn du uns einbeziehst. Datenschutz im Detail.

Nein. Deine Rechnungsinhalte und Konvertierungsdaten werden nicht für Werbung verwendet. Sie dienen ausschließlich der Erbringung des Dienstes.
Unabhängig davon kann unsere Website – nur mit deiner Einwilligung – optionale Marketing- oder Trackingfunktionen nutzen. Diese betreffen nicht die eigentliche Rechnungsverarbeitung. Details findest du in der Datenschutzerklärung. Mehr zu unseren Datenschutz-Versprechen

Dein Konto ist dauerhaft kostenlos. Du kannst pro Kalendermonat bis zu 100 Umwandlungen über Website und E-Mail starten. Alle Preisdetails.

Bei plausibler betrieblicher Nutzung kannst du für den aktuellen Monat eine höhere Grenze anfragen. Wir prüfen jede Anfrage; eine Erhöhung ist nicht automatisch. Höheres Limit anfragen.

Für deine erste erfolgreiche Website-Umwandlung brauchst du kein Konto. Das Ergebnis erscheint direkt auf der aktuellen Seite. Vor einer weiteren Umwandlung meldest du dich an oder registrierst dich kostenlos.

Du bekommst eine Diagnose mit dem Grund – zum Beispiel, wenn eine typische Angabe fehlt oder Werte nicht zusammenpassen. Meist korrigierst du die Originalrechnung in deinem gewohnten Programm und lädst die neue PDF erneut hoch. Wenn die PDF schon korrekt ist und nur etwas falsch erkannt wurde, ist die manuelle Korrektur der Ausnahmeweg.

Für Rechnungen an EU-Kunden gibt es je nach Fall zusätzliche steuerliche und formale Besonderheiten. Wenn du solche Rechnungen regelmäßig schreibst, klär den konkreten Fall am besten vorab mit deinem Steuerberater. Wenn du unsicher bist, frag uns einfach, ob der Ablauf für deinen Fall passt.