E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was du wissen musst

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Der Unterschied: Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungssysteme automatisch verarbeiten können.

Das bedeutet: Kein Abtippen von Rechnungsnummern, Beträgen und Steuersätzen mehr. Die Daten werden direkt ins System übernommen.

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt. Hier ist der Zeitplan:

Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen

Inländische Unternehmer müssen E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

Bis Ende 2026: Übergangsphase

In der Übergangsphase darfst du noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verschicken. Aber nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2027: Strengere Vorgaben

Für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die E-Rechnung im inländischen B2B-Regelfall ab 2027. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027.

Ab 2028: Volle Pflicht

Ab 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Regelfall unabhängig von der Umsatzgrenze. Andere gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft den inländischen B2B-Regelfall. Das bedeutet:

• Wenn du einem anderen Unternehmen in Deutschland eine Rechnung stellst, kann die E-Rechnungspflicht greifen.
• Die Größe deines Betriebs spielt keine Rolle. Auch Einzelunternehmer, Freelancer und kleine Handwerksbetriebe sind betroffen.
• Es zählt nicht, in welcher Branche du arbeitest.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Diese Ausnahmen gibt es:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Für diese gilt die Pflicht nicht.
• Privatkunden (B2C): Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Du kannst hier weiterhin PDF oder Papier schicken.
• Steuerfreie Leistungen: Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG sind ausgenommen.
• Fahrausweise: Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sind ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, bist du nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Du kannst sie aber freiwillig nutzen.

Welche Formate sind erlaubt?

Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate in Deutschland:

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Der Vorteil: Die Rechnung sieht aus wie eine normale PDF und kann auch so verwendet werden. Gleichzeitig können Buchhaltungssysteme die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Ansicht. Es wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt.

Was passiert bei Nicht-Einhaltung?

Das Gesetz sieht keine direkten Bußgelder für fehlende E-Rechnungen vor. Aber:

• Dein Kunde könnte die Rechnung zurückweisen und eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen.
• Bei Betriebsprüfungen könnten fehlende E-Rechnungen auffallen.
• Langfristig riskierst du Probleme mit dem Vorsteuerabzug deiner Kunden.

Unabhängig von der gesetzlichen Frist können Kunden ein bestimmtes Rechnungsformat vertraglich oder im Bestellprozess verlangen.

Wie kannst du dich vorbereiten?

Die gute Nachricht: Du musst nicht dein ganzes Buchhaltungssystem umstellen. Mit Einfache-eRechnung.de geht es viel einfacher:

1. Rechnung wie gewohnt erstellen: Du bleibst bei Word, Excel oder Pages.
2. Fertige PDF hochladen: Wir wandeln sie in eine ZUGFeRD-E-Rechnung um.
3. Erkannte Daten prüfen: Dann E-Rechnung und Prüfbericht herunterladen.

Dein Ablauf bleibt: Rechnung erstellen, als PDF exportieren, fertige PDF umwandeln.