Du hast vielleicht mehr Zeit, als manche Überschrift behauptet. Aber das heißt nicht, dass Warten eine gute Idee ist.
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen . Beim Versenden gibt es Übergangsfristen. Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen bestimmte sonstige Rechnungen noch bis Ende 2027 verwenden .
Das klingt erstmal beruhigend.
In der Praxis gibt es aber einen zweiten Taktgeber: deine Kunden. Wenn ein größerer Auftraggeber früher ZUGFeRD oder XRechnung möchte, hilft dir die schönste Übergangsfrist nur begrenzt. Dann musst du reagieren.
Besser: Du testest es einmal in Ruhe.
Was gilt wirklich?
Die wichtigste Unterscheidung bleibt: Empfangen und Versenden sind zwei verschiedene Dinge.
Empfangen: Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können; laut BMF reicht dafür grundsätzlich ein E-Mail-Postfach .
Versenden: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate wie PDF verwenden . Wenn dein Vorjahresumsatz nicht über 800.000 Euro lag, läuft diese Erleichterung nach § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2027 .
Ab 2028 ist der Regelfall dann klar: E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft, sofern keine Ausnahme greift.
Warum also jetzt testen?
Weil deine Kunden nicht auf deinen Kalender schauen.
Ein größeres Unternehmen stellt seine Buchhaltung nicht erst am 31. Dezember 2027 um. Dort laufen interne Projekte, neue Einkaufsregeln, neue Freigabeprozesse. Und irgendwann kommt eine kurze Mail:
“Bitte senden Sie Ihre Rechnungen künftig als ZUGFeRD.”
Oder:
“PDF-Rechnungen können wir nicht mehr verarbeiten.”
Das ist kein Drama. Aber es ist unangenehm, wenn du es zum ersten Mal ausprobierst, während eine echte Rechnung schon bezahlt werden soll.
PDF ist nicht mehr dasselbe wie E-Rechnung
Das ist der Punkt, der immer noch für Verwirrung sorgt.
Ein einfaches PDF ist elektronisch. Aber seit 2025 ist ein einfaches PDF keine E-Rechnung mehr, sondern eine “sonstige Rechnung” .
Eine E-Rechnung braucht strukturierte Daten. In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitete Formate .
In der Praxis ist ZUGFeRD für viele kleine Unternehmen leichter zu verstehen: Du hast weiter ein PDF, das wie deine normale Rechnung aussieht. Zusätzlich stecken maschinenlesbare Daten in der Datei.
Der einfache Test
Du musst nicht sofort alles umstellen. Wirklich nicht.
Mach stattdessen einen kleinen Test:
- Nimm eine bestehende Rechnung.
- Speichere sie wie gewohnt als PDF.
- Wandle sie testweise in eine E-Rechnung um.
- Öffne das Ergebnis.
- Prüfe: Sieht die Rechnung noch richtig aus? Sind Betrag, Kunde, Rechnungsnummer und Leistungsdatum korrekt?
Danach weißt du mehr. Und zwar ohne Druck.
Drei Dinge, die du dabei lernst
Erstens: Ob deine Rechnung alle nötigen Angaben sauber enthält.
Zweitens: Ob dein aktueller Ablauf reicht oder ob du irgendwo nachbessern musst.
Drittens: Wie du reagierst, wenn ein Kunde das Format anfordert.
Genau darum geht es. Nicht um ein neues Großprojekt. Sondern darum, eine Unsicherheit aus dem Weg zu räumen.
Wann wird es für dich konkret?
Wenn du nur an Privatkunden schreibst, betrifft dich die B2B-Pflicht nicht. Private Endverbraucher sind von den B2B-Regeln nicht betroffen .
Wenn du Rechnungen an Unternehmen im Inland stellst, solltest du dich vorbereiten. Besonders dann, wenn du für größere Auftraggeber arbeitest: Konzerne, Agenturen, öffentliche Auftraggeber, Mittelstand mit zentraler Buchhaltung.
Mein pragmatischer Vorschlag:
- Jetzt: einmal testen.
- Bis Ende 2026: klären, welche deiner Kunden E-Rechnungen erwarten.
- 2027: den Ablauf festlegen, wenn du noch unter die Umsatzgrenze fällst.
- Spätestens 2028: nicht mehr improvisieren.
Fazit
Vielleicht hast du formal noch Zeit. Vielleicht sogar bis Ende 2027.
Aber eine Übergangsfrist ist kein Arbeitsablauf.
Wenn du heute eine Testrechnung erzeugst, kostet dich das wenig. Wenn du erst reagierst, wenn ein wichtiger Kunde deine Rechnung zurückweist, kostet es Nerven.
In der Praxis ist das Thema kleiner, wenn du es früh einmal ausprobierst. Eine Rechnung. Ein Test. Danach ist es nicht mehr abstrakt.
Quellen
- BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung — Stand März 2026, abgerufen am 12.05.2026
- § 27 UStG, Abs. 38 Übergangsregelungen — abgerufen am 12.05.2026
- BMF FAQ, Frage 2: PDF als sonstige Rechnung — abgerufen am 12.05.2026
- BMF FAQ, Frage 7: zulässige Formate — abgerufen am 12.05.2026
- BMF FAQ, Frage 11: Übergangsregelungen — abgerufen am 12.05.2026
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