ZUGFeRD einfach erklärt

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Klingt bürokratisch, ist aber eigentlich ganz praktisch.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, die so aussieht wie eine normale Rechnung. Der Unterschied: In der PDF sind zusätzlich maschinenlesbare Daten im XML-Format eingebettet. Diese Daten können Buchhaltungssysteme automatisch auslesen und verarbeiten.

Wie funktioniert das technisch?

Stell dir eine ZUGFeRD-Rechnung wie einen Brief mit einem unsichtbaren Beiblatt vor:

• Die sichtbare Ebene: Ein PDF, das du wie jede andere Rechnung lesen, drucken und archivieren kannst.
• Die unsichtbare Ebene: Eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form, die in die PDF eingebettet ist.

Wenn dein Kunde die Rechnung öffnet, sieht er das PDF. Wenn sein Buchhaltungssystem die Rechnung importiert, liest es die XML-Daten aus und übernimmt sie direkt ins System.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Was ist der Unterschied?

Beide Formate sind gültige E-Rechnungen nach deutschem Recht. Aber sie sind unterschiedlich aufgebaut:

ZUGFeRD

• PDF mit eingebetteten XML-Daten
• Für Menschen lesbar (als PDF)
• Abwärtskompatibel: Funktioniert auch ohne E-Rechnungssoftware
• Ideal für B2B-Geschäft mit anderen Unternehmen

XRechnung

• Reines XML ohne PDF-Ansicht
• Für Menschen nicht ohne Spezial-Software lesbar
• Wird vor allem von Behörden und öffentlichen Auftraggebern verlangt
• Pflicht bei Rechnungen an Bund und viele Länder

ZUGFeRD-Profile: Welches brauchst du?

ZUGFeRD gibt es in verschiedenen Profilen, die sich im Detailgrad unterscheiden:

• Minimum: Nur die absolut notwendigen Pflichtfelder.
• Basic WL (ohne Positionen): Rechnungsdaten ohne einzelne Positionen.
• Basic: Standard-Profil mit allen üblichen Rechnungsdaten und Positionen.
• EN 16931 (Comfort): Entspricht der EU-Norm, vollständig kompatibel mit XRechnung.
• Extended: Zusätzliche Felder für spezielle Anforderungen.

Für die meisten Selbstständigen reicht das Profil „EN 16931" (auch Comfort genannt). Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist mit den meisten Systemen kompatibel.

Warum ZUGFeRD für Selbstständige Sinn macht

1. Abwärtskompatibilität

Wenn dein Kunde noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann, funktioniert die ZUGFeRD-Rechnung trotzdem – als ganz normale PDF. Er druckt sie aus oder speichert sie ab wie bisher.

2. Dein Layout bleibt erhalten

Die Rechnung sieht aus wie immer. Dein Logo, deine Farben, dein Design – alles bleibt. Die E-Rechnungsdaten sind unsichtbar eingebettet.

3. Keine spezielle Software nötig

Du musst keine neue Buchhaltungssoftware kaufen. Mit Einfache-eRechnung.de erstellst du ZUGFeRD-Rechnungen aus deinen bestehenden PDF-Rechnungen.

4. Archivierung ist einfach

Du archivierst die ZUGFeRD-PDF wie jede andere Rechnung. Die XML-Daten sind Teil der Datei und gehen nicht verloren.

Wie erstellst du eine ZUGFeRD-Rechnung?

Du hast mehrere Möglichkeiten:

Option 1: Buchhaltungssoftware

Programme wie DATEV, Lexware oder sevDesk können ZUGFeRD-Rechnungen direkt erstellen. Allerdings musst du dann auch die Rechnung in deren System erstellen.

Option 2: Einfache-eRechnung.de

Du bleibst bei deinem gewohnten Ablauf:

1. Rechnung in Word, Excel oder Pages erstellen
2. Als PDF speichern
3. Per E-Mail an uns schicken
4. ZUGFeRD-Rechnung zurückbekommen

Der Vorteil: Du änderst nichts an deinem Workflow. Du schickst nur die E-Mail an eine andere Adresse.