Häufige Fragen zur E-Rechnung

Ja, wenn du Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) stellst. Die Größe deines Betriebs spielt dabei keine Rolle – auch Einzelunternehmer und Handwerksbetriebe sind betroffen. Es gibt Ausnahmen, etwa bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder wenn du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist.

Die Pflicht kommt gestaffelt. Seit 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand läuft die Übergangsphase bis Ende 2027; je nach Umsatz greifen strengere Vorgaben schon 2027. Spätestens ab 2028 gilt im inländischen B2B-Regelfall die volle Pflicht.

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Geschäftskunden (B2B). Privatkunden kannst du weiterhin ganz normal eine PDF-Rechnung oder sogar eine Papierrechnung schicken. An deinem Ablauf für Privatkunden ändert sich nichts.

Für Geschäftskunden leider nicht mehr. Ein PDF ist rechtlich keine E-Rechnung, weil es nicht maschinenlesbar ist. Du brauchst ein Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Die gute Nachricht: Mit Einfache-eRechnung.de schickst du uns dein PDF, und wir machen eine E-Rechnung daraus.

Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, bist du nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Du kannst sie aber freiwillig nutzen – etwa wenn Firmenkunden danach fragen. E-Rechnungen empfangen musst du aber können, falls du welche bekommst.

Du erstellst deine Rechnung wie gewohnt und schickst sie als PDF per E-Mail an deine persönliche Einfache-eRechnung.de-Adresse. Innerhalb weniger Minuten bekommst du die fertige E-Rechnung zurück – als ZUGFeRD-PDF, das du direkt an deinen Kunden weiterleiten kannst.

Ja, genau dafür ist der Service da. Du behältst deine Vorlage in Word, Excel oder Pages – wir kümmern uns um den Rest. Du musst keine neue Software lernen und nichts an deinem Ablauf ändern.

Du bekommst deine Rechnung als E-Rechnung zurück. Bei ZUGFeRD ist das ein PDF, das genauso aussieht wie deine Original-Rechnung, aber zusätzlich die maschinenlesbaren Daten enthält. Dein Kunde sieht also das gewohnte PDF, und sein System kann die Daten automatisch verarbeiten.

Meistens wenige Minuten. In Stoßzeiten kann es auch mal 10-15 Minuten dauern. Du bekommst die E-Rechnung per E-Mail, sobald sie fertig ist.

Dann bekommst du eine klare Rückmeldung: Was fehlt, was du tun kannst. Du bekommst auch einen Link, über den du fehlende Daten ergänzen oder korrigieren kannst. Fehlgeschlagene Versuche beeinträchtigen deinen Zugang nicht.

Ja, solange alle Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden sind: Rechnungsnummer, Datum, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Beträge und Steuersätze. Das Layout und Design sind dir überlassen – wir lesen die Daten aus dem Inhalt.

Wir brauchen digital erstellte PDFs mit Textebene – also Rechnungen, die du in Word, Excel, Pages oder einem anderen Programm erstellt und als PDF gespeichert hast. Nicht verarbeiten können wir:

• Eingescannte Papierrechnungen (auch wenn sie als PDF vorliegen)
• Abfotografierte Rechnungen
• Handgeschriebene Rechnungen
• Passwortgeschützte oder stark verschlüsselte PDFs
• Bilddateien (JPG, PNG) – nur PDF-Format

Leider nein. Gescannte Dokumente sind im Grunde Bilder – auch wenn sie als PDF vorliegen. Unser System braucht maschinenlesbaren Text, um die Rechnungsdaten zu extrahieren. Wenn du deine Rechnungen bisher auf Papier schreibst und dann einscannst, müsstest du auf eine digitale Vorlage umsteigen (z.B. Word oder Excel).

Nein. Wenn du E-Mails schicken und empfangen kannst, reicht das. Gmail, Outlook, GMX, dein Firmen-Mailserver – alles funktioniert. Du brauchst keine neue Software zu installieren.

Beide sind gültige E-Rechnungsformate. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten – sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich maschinell verarbeiten. XRechnung ist reines XML ohne PDF-Ansicht, wird vor allem von Behörden verlangt. Für die meisten Geschäftskunden passt ZUGFeRD besser. Mehr erfahren

Ja. ZUGFeRD und XRechnung sind Standardformate, die jede gängige Buchhaltungssoftware importieren kann. Dein Steuerberater kann die E-Rechnungen genauso verarbeiten wie bisher – oft sogar schneller, weil die Daten nicht mehr abgetippt werden müssen.

Dann funktioniert die PDF trotzdem ganz normal als herkömmliche Rechnung. Das ZUGFeRD-Format ist abwärtskompatibel: Sie sieht aus wie ein normales PDF und kann auch so verwendet werden. Zusätzlich ist die XML-Datei eingebettet, die E-Rechnung-fähige Systeme auslesen können.

Deine Daten werden in der EU gespeichert, DSGVO-konform. Wir nutzen Server bei Hetzner in Deutschland. Alle Details zu Sicherheit & Datenschutz

Nur du und unser System zur Verarbeitung. Deine Rechnungen werden nicht an Dritte weitergegeben und nicht für andere Zwecke genutzt. Nach der Konvertierung und Zustellung löschen wir die Daten automatisch nach 30 Tagen.

Nein. Wir verkaufen keine Daten und nutzen deine Rechnungsinhalte nicht für Werbezwecke. Die Daten werden nur für die Konvertierung verwendet und danach gelöscht. Mehr zu unseren Datenschutz-Versprechen

Du kannst Einfache-eRechnung.de 30 Tage mit vollem Zugang und allen Features kostenlos nutzen. Danach gibt es zwei Tarife: Standard für 9,90 €/Monat zzgl. MwSt. und Pro für 29 €/Monat zzgl. MwSt. Beide Tarife enthalten alle Features und unbegrenzte Rechnungen. Pro enthält zusätzlich Prioritäts-Verarbeitung und eine Prioritäts-Support-SLA. Auf unserer Preisseite findest du die Details.

Ja, du brauchst ein Konto, um Einfache-eRechnung.de zu nutzen. Aber: Die Registrierung ist kostenlos und dauert etwa 2 Minuten. Du gibst nur deine E-Mail-Adresse an und bestätigst sie.

Du bekommst eine Nachricht mit dem Grund – meistens fehlt eine Pflichtangabe wie die Steuernummer oder das Rechnungsdatum ist unklar. Du korrigierst dein PDF und schickst es einfach noch mal. Fehlgeschlagene Versuche beeinträchtigen deinen Zugang nicht.

Ja, für EU-Kunden mit USt-IdNr. funktioniert der Prozess genauso. Für andere Länder gibt es spezifische Regeln – frag uns einfach.