E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was du wissen musst

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Der Unterschied: Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten, die Buchhaltungssysteme automatisch verarbeiten können.

Das bedeutet: Kein Abtippen von Rechnungsnummern, Beträgen und Steuersätzen mehr. Die Daten werden direkt ins System übernommen.

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt. Hier ist der Zeitplan:

Seit 1. Januar 2025: E-Rechnungen empfangen

Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das heißt: Wenn ein Lieferant dir eine E-Rechnung schickt, musst du damit umgehen können.

Bis Ende 2026: Übergangsphase

In der Übergangsphase darfst du noch Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verschicken. Aber nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 2027: E-Rechnung wird zur Regel

Ab 2027 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich. Für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz gibt es noch eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027.

Ab 2028: Volle Pflicht

Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung gestellt werden. Keine Ausnahmen mehr aufgrund von Umsatzgrenzen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle B2B-Rechnungen im Inland. Das bedeutet:

• Wenn du einem anderen Unternehmen in Deutschland eine Rechnung stellst, muss das eine E-Rechnung sein.
• Die Größe deines Betriebs spielt keine Rolle. Auch Einzelunternehmer, Freelancer und kleine Handwerksbetriebe sind betroffen.
• Es zählt nicht, in welcher Branche du arbeitest.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Diese Ausnahmen gibt es:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro: Für diese gilt die Pflicht nicht.
• Privatkunden (B2C): Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. Du kannst hier weiterhin PDF oder Papier schicken.
• Steuerfreie Leistungen: Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG sind ausgenommen.
• Fahrausweise: Fahrausweise, die als Rechnung gelten, sind ausgenommen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, bist du nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Du kannst sie aber freiwillig nutzen.

Welche Formate sind erlaubt?

Es gibt zwei gängige E-Rechnungsformate in Deutschland:

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Der Vorteil: Die Rechnung sieht aus wie eine normale PDF und kann auch so verwendet werden. Gleichzeitig können Buchhaltungssysteme die eingebetteten Daten automatisch verarbeiten.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Ansicht. Es wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt.

Was passiert bei Nicht-Einhaltung?

Das Gesetz sieht keine direkten Bußgelder für fehlende E-Rechnungen vor. Aber:

• Dein Kunde könnte die Rechnung zurückweisen und eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen.
• Bei Betriebsprüfungen könnten fehlende E-Rechnungen auffallen.
• Langfristig riskierst du Probleme mit dem Vorsteuerabzug deiner Kunden.

Das größte Risiko ist aber ein anderes: Kunden, die auf E-Rechnungen bestehen, könnten zu Wettbewerbern wechseln, die liefern können.

Wie kannst du dich vorbereiten?

Die gute Nachricht: Du musst nicht dein ganzes Buchhaltungssystem umstellen. Mit Einfache-eRechnung.de geht es viel einfacher:

1. Rechnung wie gewohnt erstellen: Du bleibst bei Word, Excel oder Pages.
2. PDF per E-Mail an uns schicken: Wir wandeln es in eine E-Rechnung um.
3. E-Rechnung an Kunden weiterleiten: Fertig.

Du änderst nur die E-Mail-Adresse, an die du die fertige Rechnung schickst. Dein Ablauf bleibt gleich.