Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Frage ist nicht, welches “besser” ist, sondern welches zu deiner Situation passt.
Seit Januar 2025 gilt die neue Definition der E-Rechnung im §14 UStG. Die Übergangsphase läuft, und viele Selbstständige stehen vor einer praktischen Entscheidung: Welches Format soll ich verwenden? ZUGFeRD oder XRechnung?
Die ehrliche Antwort: Für die meisten kleinen Unternehmen ist ZUGFeRD die bessere Wahl. Warum das so ist und wann XRechnung doch die richtige Option sein kann, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Was ist der Unterschied?
Beide Formate basieren auf dem europäischen Standard EN 16931. Beide enthalten strukturierte Daten, die ein Computer auslesen kann. Der Unterschied liegt in der Verpackung.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Du bekommst eine PDF-Datei, in der XML-Daten eingebettet sind. Das PDF sieht aus wie eine normale Rechnung, mit Logo, Layout und allem, was dazugehört. Die XML-Daten stecken unsichtbar in der Datei. Menschen sehen die PDF, Maschinen lesen das XML.
XRechnung ist ein reines XML-Format. Wenn du die Datei öffnest, siehst du Code. Ohne spezielle Software kannst du damit wenig anfangen. Das Format wurde primär für den Behördenbereich entwickelt und ist dort oft vorgeschrieben.
Kurz gesagt: ZUGFeRD ist eine Rechnung, die du auch ausdrucken könntest. XRechnung ist eine Datendatei, die erst von Software in eine lesbare Form gebracht werden muss.
Wann brauchst du was?
Die Entscheidung hängt davon ab, wer deine Rechnungen bekommt.
XRechnung: Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
Wenn du Rechnungen an Behörden, Kommunen oder andere öffentliche Auftraggeber stellst, dann ist XRechnung oft vorgeschrieben. Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) gilt für den Bundesbereich seit Ende 2020. Viele Bundesländer haben ähnliche Regelungen.
Das heißt konkret: Lieferst du an eine Bundesbehörde, musst du XRechnung können. Ob du daneben auch ZUGFeRD nutzt, ist deine Sache. Aber für diesen speziellen Kanal gilt: XRechnung.
ZUGFeRD: Praktischer für den Alltag
Im normalen B2B-Geschäft, also bei Rechnungen an andere Unternehmen, hast du die freie Wahl. Beide Formate erfüllen die Anforderungen des §14 UStG (mit den richtigen Profilen, dazu gleich mehr).
ZUGFeRD hat einen entscheidenden Vorteil: Dein Kunde kann die Rechnung lesen, auch wenn er keine spezielle Software hat. Er öffnet die PDF, sieht die Rechnung, fertig. Die strukturierten Daten sind trotzdem da und können automatisch verarbeitet werden, wenn das System des Kunden das unterstützt.
Das ist gerade für kleinere Empfänger relevant. Nicht jedes Unternehmen hat ein System, das XML-Dateien automatisch einlesen kann. Aber eine PDF öffnen kann jeder.
ZUGFeRD-Profile: Nicht alle sind gleich
Ein Detail, das oft übersehen wird: ZUGFeRD kennt verschiedene Profile. Nicht alle erfüllen die Anforderungen für eine E-Rechnung.
| Profil | E-Rechnung-konform? | Einsatzzweck |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Nur für interne Zwecke, keine vollständige Rechnung |
| BASIC-WL | Nein | Enthält nicht alle Pflichtangaben nach EN 16931 |
| BASIC | Ja | Ausreichend für die meisten B2B-Fälle |
| EN 16931 (COMFORT) | Ja | Vollständige EN-16931-Abbildung |
| EXTENDED | Ja | Mit zusätzlichen Feldern |
Was heißt das konkret? Wenn du ZUGFeRD verwendest, achte darauf, dass mindestens das Profil BASIC verwendet wird. MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Die meisten Tools, die ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, nutzen standardmäßig BASIC oder höher. Aber prüf das bei deiner Lösung, bevor du dich darauf verlässt.
Typische Situationen und meine Empfehlung
Hier ein paar konkrete Fälle, wie ich sie oft sehe:
Du bist Freelancer und rechnest an Unternehmen ab
Nimm ZUGFeRD. Deine Kunden sind unterschiedlich aufgestellt. Manche haben moderne Buchhaltungssysteme, die das XML automatisch einlesen. Andere drucken die Rechnung noch aus und heften sie ab. Mit ZUGFeRD funktioniert beides.
Das trifft auf dich zu, wenn du Beraterin bist, als Designer arbeitest, IT-Projekte machst oder ähnliches. Du hast verschiedene Kunden, und du weißt nicht immer, wie deren Systeme aussehen. ZUGFeRD ist der sichere Weg.
Du arbeitest für einen Konzern, der Vorgaben macht
Manchmal geben große Kunden vor, welches Format sie wollen. DAX-Konzerne und größere Mittelständler haben oft elektronische Beschaffungssysteme, die bestimmte Formate erwarten.
Wenn dein Kunde sagt “Wir brauchen XRechnung”, dann liefere XRechnung. Wenn er sagt “Wir brauchen ZUGFeRD”, dann liefere ZUGFeRD. Die gute Nachricht: Beide Formate enthalten im Kern dieselben Daten. Die Umstellung ist kein großer Aufwand, wenn dein Tool beide kann.
Du bist Handwerker und rechnest an Gewerbekunden ab
Auch hier: ZUGFeRD. Deine Kunden sind Hausverwalter, kleine Firmen, Vereine. Die wollen eine Rechnung sehen, nicht eine XML-Datei.
Gleichzeitig ist die Rechnung dann auch für die Buchhaltung deines Kunden automatisch verarbeitbar, wenn er das möchte. Du musst dich nicht darum kümmern, welches System der Kunde nutzt.
Du lieferst an Behörden
XRechnung. Keine Diskussion. Die E-Rechnungsverordnung schreibt das für den Bundesbereich vor, und viele Länder folgen dem gleichen Muster.
Prüfe im Zweifelsfall die Vorgaben deines öffentlichen Auftraggebers. Die meisten haben auf ihren Beschaffungsportalen dokumentiert, welches Format sie akzeptieren.
Die häufigsten Irrtümer
Weil das Thema noch neu ist, kursieren einige Missverständnisse. Hier die, die ich am häufigsten höre:
“XRechnung ist moderner als ZUGFeRD.” Beide Formate basieren auf demselben Standard. XRechnung ist nicht “neuer” oder “besser”. Sie sind für unterschiedliche Anwendungsfälle optimiert.
“Mit ZUGFeRD bin ich auf der sicheren Seite.” Nur, wenn du das richtige Profil verwendest. MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
“Meine Kunden können mit XML nichts anfangen.” Bei XRechnung stimmt das oft. Bei ZUGFeRD nicht, denn sie sehen die PDF. Das XML ist nur für die automatische Verarbeitung da.
“Ich muss mich jetzt sofort entscheiden.” Die Übergangsphase läuft. Laut §27 Abs. 38 UStG darfst du bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen (also auch PDFs) versenden. Bei einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro sogar bis Ende 2027. Du hast Zeit, aber nutze sie, um dich vorzubereiten.
Mein Fazit
Für die meisten kleinen Unternehmen und Selbstständigen ist ZUGFeRD die praktischere Wahl:
- Deine Kunden können die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen
- Die strukturierten Daten sind trotzdem da
- Du erfüllst die gesetzlichen Anforderungen (mit dem richtigen Profil)
XRechnung brauchst du primär dann, wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst oder wenn ein Geschäftskunde dieses Format explizit fordert.
Die gute Nachricht: Du musst dich nicht für immer festlegen. Beide Formate enthalten dieselben Kerndaten. Wenn sich deine Situation ändert, kannst du auch das Format wechseln.
Quellen
- §14 UStG — Definition E-Rechnung, ab 01.01.2025 gültig
- §27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) — B2G-Regelungen
- FeRD / Forum elektronische Rechnung Deutschland — Informationen zu ZUGFeRD
- XRechnung / KoSIT — Informationen zur XRechnung
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