Mal ehrlich: Wenn du bis hierher gekommen bist, hast du vermutlich schon mitbekommen, dass sich bei der E-Rechnung was tut. Seit über einem Jahr gilt die neue Regelung. Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit Januar 2025. Und die Übergangsfrist fürs Versenden? Die läuft Ende 2026 aus.
Was also passiert, wenn du am 1. Januar 2027 immer noch deine gewohnten PDFs verschickst?
Es wird dich niemand verhaften. Aber angenehm wird’s auch nicht.
Wo stehen wir gerade?
Kurzer Rückblick: Das Wachstumschancengesetz hat im März 2024 den neuen § 14 UStG eingeführt. Seit Januar 2025 gilt: E-Rechnung ist der Standard für B2B-Geschäfte im Inland. PDFs sind seitdem nur noch “sonstige Rechnungen”.
Aber: Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen eingebaut. Laut § 27 Abs. 38 UStG durftest du bis Ende 2026 noch Papier oder PDF verschicken. Diese Frist läuft in knapp einem Jahr aus.
Ab Januar 2027 gilt: Wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, musst du E-Rechnungen versenden. Liegst du darunter, hast du noch bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 ist dann für alle Schluss mit den alten Formaten.
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat nochmal klargestellt, wie das alles in der Praxis funktioniert. Weniger Spielraum als manche gehofft hatten.
Was droht ab 2027 konkret?
Hier wird’s interessant. Und etwas komplizierter als “Bußgeld X Euro”.
1. Deine Kunden könnten die Rechnung ablehnen
Das passiert schon heute. Größere Unternehmen haben ihre Prozesse längst umgestellt. Wenn du denen ein PDF schickst, landet das im besten Fall in der manuellen Nachbearbeitung. Im schlechtesten Fall kommt eine Mail zurück: “Bitte als E-Rechnung neu einreichen.”
Ab 2027 wird das häufiger. Denn dann sind viele Unternehmen verpflichtet, ihre Prozesse auf E-Rechnungen auszurichten. Und warum sollten sie sich die Arbeit machen, dein PDF manuell einzutippen, wenn andere Lieferanten ordentliche Daten liefern?
Ergebnis: Deine Rechnung wird nicht bezahlt. Nicht weil der Kunde nicht will, sondern weil sie im System hängenbleibt.
2. Vorsteuerabzug kann gefährdet sein
Hier wird’s steuerlich relevant. Wenn eine Rechnung formal nicht korrekt ist, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen. Beim Empfänger, wohlgemerkt.
Jetzt denkst du vielleicht: “Ist doch nicht mein Problem, wenn mein Kunde die Vorsteuer nicht ziehen kann.” Stimmt. Kurzfristig. Aber Geschäftsbeziehungen funktionieren langfristig. Wenn dein Kunde wegen deiner Rechnungen Ärger mit dem Finanzamt bekommt, wird er sich einen anderen Lieferanten suchen. Einen, der ordentliche E-Rechnungen schickt.
Das BMF hat in seinem Schreiben verschiedene Fehlerklassen definiert: Formatfehler, Geschäftsregelfehler, inhaltliche Fehler. Bei schwerwiegenden Mängeln droht eine Aberkennung des Vorsteuerabzugs. Eine Rechnung im falschen Format ist ein ziemlich grundlegender Fehler.
3. Bußgelder – theoretisch möglich, praktisch unklar
Es gibt im Umsatzsteuergesetz einen Bußgeldparagraphen. § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG sagt: Wer entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig. Bußgeld bis 5.000 Euro.
Die Frage, die Juristen gerade diskutieren: Gilt das auch, wenn du zwar eine Rechnung ausstellst, aber im falschen Format? Die Meinungen gehen auseinander. Einige sagen ja, andere sehen das kritischer.
Was klar ist: Vorsatz oder Leichtfertigkeit muss vorliegen. Wenn du dich ehrlich bemühst und es technisch nicht hinbekommst, wird dich niemand abmahnen. Aber “Hab ich nicht gewusst” zieht irgendwann nicht mehr. Wir reden hier über eine Regelung, die seit über zwei Jahren bekannt ist.
Meine Einschätzung: Das Finanzamt wird nicht mit Bußgeldbescheiden um sich werfen. Aber komplett ausschließen kann man es nicht. Warum das Risiko eingehen?
4. Höherer Aufwand bei Betriebsprüfungen
Das ist das Langzeitrisiko, das viele unterschätzen. Bei einer Betriebsprüfung schaut das Finanzamt genau hin. Wenn deine Rechnungen nicht dem Standard entsprechen, gibt es Nachfragen. Dokumentation. Korrespondenz. Zeit, die du besser nutzen könntest.
Im schlimmsten Fall: Streit über die formelle Korrektheit deiner Rechnungen. Das kostet Nerven, Zeit und möglicherweise Steuerberater-Honorar.
Was das alles NICHT bedeutet
Ich will hier keine Panik verbreiten. Das ist nicht mein Stil.
Die Realität: Die meisten Unternehmen werden keinen Staatsanwalt vor der Tür haben, nur weil sie im Februar 2027 noch ein PDF verschickt haben. Das System bricht nicht zusammen. Es gibt keine E-Rechnungs-Polizei.
Aber: Die Nachteile summieren sich. Abgelehnte Rechnungen. Verzögerte Zahlungen. Genervte Kunden. Zusätzlicher Aufwand. Das sind keine Katastrophen, aber sie machen das Leben schwerer als nötig.
Was solltest du jetzt tun?
Du hast noch fast ein Jahr Zeit. Das ist mehr als genug, wenn du heute anfängst.
Schritt 1: Bestandsaufnahme machen
Wie erstellst du deine Rechnungen? Word? Excel? Eine Branchensoftware? Kann dein aktuelles System E-Rechnungen erzeugen? In den meisten Fällen: nein. Das ist keine Schande, das ist der Normalzustand bei vielen kleinen Unternehmen.
Schritt 2: Lösung finden
Die gute Nachricht: Du musst nicht dein ganzes System umstellen. Es gibt Dienste, die deine bestehenden PDFs in E-Rechnungen umwandeln. Du behältst deinen Workflow, nur der letzte Schritt ändert sich.
Ob du das über einen Online-Dienst machst, eine neue Software installierst, oder deinen Steuerberater einbindest, hängt von deiner Situation ab. Frag nach, vergleiche, probier aus.
Schritt 3: Testen, bevor es ernst wird
Warte nicht bis Dezember 2026. Schick deinen wichtigsten Kunden testweise eine E-Rechnung. Frag nach, ob sie angekommen ist und verarbeitet werden konnte. Besser jetzt Fehler finden als unter Zeitdruck.
Schritt 4: Steuerberater informieren
Falls du einen hast: Sprich kurz darüber. Er oder sie sollte wissen, was sich ändert. Und vielleicht hat der Steuerberater sogar eine Empfehlung, welche Lösung für dich passt.
Das Positive zum Schluss
Ich weiß, Pflichten sind nie beliebt. Aber diese hier hat auch Vorteile:
- Weniger Abtippen, weniger Fehler
- Schnellere Zahlungen, weil die Rechnung automatisch verarbeitet wird
- Kein Streit mehr über “Haben wir nicht bekommen” oder “War unleserlich”
Klingt nicht nach Revolution. Ist es auch nicht. Aber es macht den Alltag ein bisschen einfacher. Wenn man’s erstmal eingerichtet hat.
Du hast noch fast ein Jahr. Nutz die Zeit.
Quellen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) – verabschiedet März 2024
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen – in Kraft seit 01.01.2025
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen – in Kraft seit 01.01.2025
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung – abgerufen Februar 2026
- § 26a UStG – Bußgeldvorschriften – Stand 2025
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