Nicht alle deine Rechnungen sind betroffen. Aber wahrscheinlich mehr, als du denkst.
Wenn du einen ambulanten Pflegedienst führst, hast du sowieso genug Papierkram. Pflegekassen, Krankenkassen, Sozialämter, Privatpatienten, Zuzahlungen - jeder will etwas anderes. Und jetzt kommt noch die E-Rechnung dazu.
Die gute Nachricht: Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht automatisch alles, was du abrechnest. Die schlechte Nachricht: Sie betrifft vermutlich mehr, als viele Pflegedienste auf dem Schirm haben.
Die Grundregel: B2B oder B2C?
Die E-Rechnungspflicht nach §14 UStG gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Das nennt sich B2B - Business to Business.
Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Da ändert sich nichts.
Was heißt das konkret? Du musst bei jeder Rechnung überlegen: Ist mein Rechnungsempfänger ein Unternehmen oder eine Privatperson?
Deine typischen Rechnungsempfänger
Lass uns das durchgehen. Als Pflegedienst rechnest du wahrscheinlich mit verschiedenen Stellen ab:
| Empfänger | B2B oder B2C? | E-Rechnung nötig? |
|---|---|---|
| Pflegekassen | B2B (Körperschaft öffentlichen Rechts) | Ja |
| Krankenkassen (SGB V) | B2B (Körperschaft öffentlichen Rechts) | Ja |
| Sozialämter | B2G (öffentliche Verwaltung) | Ja, eigene Regeln |
| Privatpatienten | B2C | Nein |
| Zuzahlungen von Angehörigen | B2C | Nein |
| Firmen (betriebliche Pflege) | B2B | Ja |
| Betreuungsvereine | B2B | Ja |
Die Tabelle zeigt: Es ist nicht schwarz-weiß. Es kommt auf den Empfänger an.
Pflegekassen und Krankenkassen: Der große Sonderfall
Hier kommt der Punkt, an dem sich viele Pflegedienste in Sicherheit wiegen. Zu Unrecht.
Pflegekassen und gesetzliche Krankenkassen sind Körperschaften des öffentlichen Rechts. Sie sind keine Privatpersonen. Wenn du an sie abrechnest, ist das ein B2B-Vorgang.
“Aber wir haben doch unsere eigenen Abrechnungssysteme!”
Ja, das stimmt. Die Abrechnung mit Pflegekassen läuft über spezielle Verfahren. Du nutzt wahrscheinlich eine Pflegesoftware, die Daten im DTA-Verfahren (Datenträgeraustausch) übermittelt. Das ist ein etabliertes System mit eigenen Formaten.
Die Frage ist: Ersetzt das die E-Rechnungspflicht nach UStG?
Die ehrliche Antwort: Das ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geht auf branchenspezifische Abrechnungsverfahren nicht im Detail ein.
Was ich dir empfehle: Sprich mit deinem Steuerberater. Und behalte die Entwicklung im Auge. Es ist möglich, dass die etablierten Abrechnungsverfahren im Pflegebereich als gleichwertig anerkannt werden. Aber verlassen solltest du dich darauf nicht.
Wo die E-Rechnung sicher gilt
Für bestimmte Rechnungen ist die Sache klar:
Firmenkunden (betriebliche Pflege): Manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern Pflegeberatung oder -leistungen als Benefit an. Wenn du solche Leistungen an Firmen abrechnest, ist das B2B. E-Rechnung wird ab 2027 (bzw. 2028) Pflicht.
Betreuungsvereine: Ein rechtlicher Betreuer beauftragt deinen Pflegedienst. Der Verein ist ein Unternehmen. B2B.
Andere Pflegedienste: Kooperationen, Übernahmen, Aushilfe - wenn du einem anderen Pflegedienst eine Rechnung stellst, ist das B2B.
Wo die E-Rechnung nicht gilt
Privatpatienten: Wenn jemand deine Leistungen privat bezahlt, ist das B2C. Normale Rechnung reicht.
Zuzahlungen: Die Tochter zahlt den Eigenanteil für die Pflege ihrer Mutter. Das ist B2C.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Diese Ausnahme nach §33 UStDV gilt auch für Pflegedienste.
Der Zeitplan
Du hast noch etwas Zeit, aber nicht ewig:
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Jetzt (Januar 2026) | Du musst E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht. |
| Bis Ende 2026 | Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen versenden. |
| 2027 | Bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro musst du E-Rechnungen ausstellen. |
| Ab 2028 | E-Rechnung wird für alle B2B-Fälle zur Pflicht. |
Mit 12 Mitarbeitern und den üblichen Pflegesätzen liegst du vermutlich über der 800.000-Euro-Grenze. Das bedeutet: Ab 2027 gilt die volle Pflicht für deine B2B-Rechnungen.
Was du jetzt tun solltest
1. Rechnungstypen sortieren
Schau dir an, welche Rechnungen du stellst. Wie viele gehen an Firmen, Vereine oder andere Unternehmen? Das sind deine E-Rechnungs-Kandidaten.
2. Mit dem Steuerberater klären
Besonders für die Frage, wie die Pflegekassen-Abrechnung einzuordnen ist, brauchst du professionelle Einschätzung.
3. Pflegesoftware prüfen
Kann deine Software E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format erstellen? Manche Anbieter haben das schon integriert, andere nicht.
4. Plan B für manuelle Rechnungen
Für die Rechnungen, die du in Word oder Excel erstellst - an Firmenkunden oder Betreuungsvereine zum Beispiel - brauchst du eine Lösung.
Fazit
Die E-Rechnung macht vor der Pflegebranche nicht halt. Aber sie betrifft nicht alles. Privatpatienten und Zuzahlungen sind außen vor. Bei Pflegekassen ist die Lage unklar.
Was sicher gilt: Rechnungen an Firmen, Vereine und andere Unternehmen müssen ab 2027 bzw. 2028 im E-Rechnungsformat vorliegen.
Mein Rat: Warte nicht, bis dir ein Geschäftskunde die Rechnung zurückschickt. Sortiere jetzt, welche Rechnungen betroffen sind, und plane die Umstellung rechtzeitig.
Quellen
- §14 UStG - Ausstellung von Rechnungen - neue Fassung seit 01.01.2025
- §27 Abs. 38 UStG - Übergangsregelungen
- §33 UStDV - Kleinbetragsrechnungen
- BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
- E-Rechnung im B2B-Bereich - e-rechnung-bund.de
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