Du kaufst Druckerpatronen beim Händler um die Ecke. 47 Euro, Quittung in die Hand, fertig. Muss das jetzt auch eine E-Rechnung sein?
Die kurze Antwort: Nein. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gilt eine Ausnahme. Aber wie so oft steckt der Teufel im Detail. Wann genau greift die Ausnahme? Und vor allem: Für wen gilt sie eigentlich?
Die Rechtsgrundlage: § 33 UStDV
Die Ausnahme steht im § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Dort sind vereinfachte Anforderungen für Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag festgelegt. Diese Rechnungen müssen weniger Pflichtangaben enthalten als normale Rechnungen – und sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Das heißt konkret: Der Händler darf dir weiterhin einen Kassenbon geben. Oder ein einfaches PDF per E-Mail schicken. Ohne strukturierte Daten, ohne ZUGFeRD, ohne XRechnung.
Was zählt als Kleinbetragsrechnung?
Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung. Also inklusive Umsatzsteuer. Wenn deine Rechnung 249,99 Euro brutto beträgt: Kleinbetrag. Bei 250,01 Euro: Keine Kleinbetragsrechnung mehr.
Dabei kommt es auf den einzelnen Rechnungsbeleg an, nicht auf die Summe mehrerer Rechnungen an denselben Kunden. Wenn du dreimal im Monat für je 200 Euro beim gleichen Lieferanten einkaufst und jedes Mal eine separate Rechnung bekommst, sind das drei Kleinbetragsrechnungen.
Achtung: Das funktioniert nur, wenn die Aufteilung sachlich gerechtfertigt ist. Wer einen 500-Euro-Auftrag künstlich in zwei 250-Euro-Rechnungen splittet, um der E-Rechnungspflicht zu entgehen, wird Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Das Finanzamt ist nicht blöd.
Typische Fälle aus dem Alltag
Büromaterial beim Fachhändler: Du kaufst Druckerpatronen, Papier und Stifte für 89 Euro. Kassenbon reicht. Keine E-Rechnung nötig.
Tankquittung für den Firmenwagen: 75 Euro Diesel. Kassenbon reicht. Bei Tankstellen ist das ohnehin Standard.
Geschäftsessen: Du lädst einen Kunden zum Mittagessen ein. 180 Euro Rechnung. Kassenbon oder normale Rechnung genügt.
Parkhaus-Tickets: 12 Euro fürs Parken beim Kundentermin. Kein Mensch erwartet hier eine E-Rechnung.
Online-Bestellung Kleinteile: Du bestellst Kabelbinder und Schrauben für 34 Euro. Der Händler darf dir eine normale PDF-Rechnung schicken.
IT-Dienstleistung für 1.200 Euro: Hier greift die Ausnahme nicht. Ab Januar 2027 – oder je nach Übergangsfrist schon früher – muss das eine E-Rechnung sein.
Der Haken: Die Ausnahme gilt nur fürs Ausstellen
Hier wird es für viele überraschend: Die Kleinbetragsausnahme im § 33 UStDV betrifft die Ausstellungspflicht. Sie sagt: Du musst für Beträge unter 250 Euro keine E-Rechnung erstellen.
Sie sagt nicht: Du musst keine E-Rechnungen unter 250 Euro empfangen können.
Mal ehrlich: In der Praxis wird das selten vorkommen. Welcher Händler macht sich die Mühe, für 47 Euro eine ZUGFeRD-Rechnung zu generieren? Die meisten werden bei Kleinbeträgen weiter Kassenbons oder einfache PDFs ausstellen.
Aber theoretisch könnte dir jemand auch für 30 Euro eine strukturierte E-Rechnung schicken. Und dann musst du damit umgehen können. Die Empfangspflicht ab Januar 2025 kennt keine Betragsgrenze.
Was bedeutet das für dein Geschäft?
Wenn du selbst Kleinbetragsrechnungen ausstellst – etwa als Handwerker für kleine Reparaturen oder als Dienstleister für kurze Beratungen – kannst du erstmal aufatmen. Solange der Gesamtbetrag unter 250 Euro liegt, darfst du weiter Quittungen oder einfache PDFs schreiben.
Das vereinfacht einiges. Gerade bei Laufkundschaft oder Spontanaufträgen willst du nicht erst ein E-Rechnungs-Tool anwerfen, bevor du 80 Euro kassieren kannst.
Aber Vorsicht bei der Buchhaltung: Auch wenn du selbst keine E-Rechnung ausstellen musst, kann es sinnvoll sein, trotzdem eine zu erstellen. Manche Geschäftskunden – gerade größere Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung – nehmen lieber alles im gleichen Format. Die können mit Kassenbons oft weniger anfangen als mit einer sauberen ZUGFeRD-Datei.
Was ist mit Fahrscheinen?
Neben Kleinbetragsrechnungen gibt es noch eine weitere Ausnahme: Fahrausweise nach § 34 UStDV. Tickets für Bus, Bahn und andere Personenbeförderung sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Das Bahnticket für die Geschäftsreise? Bleibt ein PDF oder Papierticket. Kein strukturiertes Datenformat nötig.
Die Übergangsphase läuft
Wir sind jetzt – im April 2025 – mitten in der ersten Übergangsphase. Seit Januar 2025 gilt die neue Definition der E-Rechnung im § 14 UStG. Aber für das Versenden von Rechnungen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2026 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Kleinbetragsrechnungen sind davon unabhängig. Die waren vorher schon vereinfacht, und sie bleiben es auch nach 2027. Das ist keine Übergangsfrist, sondern eine dauerhafte Ausnahme.
Kurz gesagt:
| Situation | E-Rechnung nötig? |
|---|---|
| Rechnung über 250 € an Geschäftskunden | Ja (spätestens ab 2028) |
| Rechnung unter 250 € an Geschäftskunden | Nein, Ausnahme nach § 33 UStDV |
| Rechnung an Privatkunden | Nein, B2C ist nicht betroffen |
| Fahrschein/Ticket | Nein, Ausnahme nach § 34 UStDV |
Zusammengefasst
Die Kleinbetragsausnahme ist eine echte Erleichterung für den Alltag. Tankquittungen, Büromaterial-Kassenbons, Parktickets – all das bleibt unkompliziert. Du brauchst weder strukturierte Daten noch spezielle Formate.
Was du dir merken solltest:
- 250 Euro brutto ist die Grenze. Pro Rechnung, nicht pro Kunde.
- Die Ausnahme gilt fürs Ausstellen, nicht fürs Empfangen.
- Künstliches Splitten von Rechnungen funktioniert nicht.
- Fahrausweise sind extra ausgenommen, unabhängig vom Betrag.
Für die meisten kleinen Unternehmen heißt das: Die ganzen Kleinkram-Belege bleiben wie gehabt. Konzentrier dich auf die größeren Rechnungen – da lohnt sich die Umstellung auf E-Rechnung.
Quellen
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen
- § 34 UStDV – Fahrausweise
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108)
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