“Mein Steuerberater regelt das.” Den Satz höre ich oft. Und ich verstehe ihn. Die E-Rechnungspflicht klingt technisch, die Fristen sind verwirrend, und Steuerkram war schon immer Sache des Steuerberaters. Warum sollte das bei E-Rechnungen anders sein?
Mal ehrlich: Weil es anders ist. Nicht weil dein Steuerberater inkompetent wäre. Sondern weil bei E-Rechnungen Dinge dazukommen, die traditionell gar nicht sein Aufgabengebiet sind.
Seit zehn Monaten läuft die neue E-Rechnungspflicht. Gerade hat das Bundesfinanzministerium im Oktober-Schreiben nochmal klargestellt, wie die Verwaltung die Regelungen sieht. Zeit für ein ehrliches Gespräch darüber, was dein Steuerberater übernimmt – und was bei dir liegen bleibt.
Was dein Steuerberater klassisch macht
Steuerberater haben klar definierte Aufgaben. Im § 33 Steuerberatungsgesetz steht, wofür sie zuständig sind: “Auftraggeber in Steuersachen beraten, vertreten und bei der Bearbeitung ihrer Steuerangelegenheiten Hilfe leisten.”
Klingt abstrakt. Konkret heißt das:
- Finanzbuchhaltung: Er verbucht deine Einnahmen und Ausgaben, die du ihm gibst
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Er meldet deine Umsatzsteuer ans Finanzamt
- Jahresabschluss: Er erstellt die Bilanz oder EÜR
- Steuerberatung: Er erklärt dir, was die Regelungen für dich bedeuten
- Prüfung: Er schaut, ob deine Rechnungen formal korrekt sind
Das alles macht er mit den Unterlagen, die du ihm gibst. Das ist der entscheidende Punkt.
Was dein Steuerberater nicht macht
Rechnungen schreiben. Rechnungen versenden. Rechnungen empfangen. Formate umwandeln.
Das steht nicht in seinem Aufgabenbereich. Dafür brauchst du keinen Steuerberater – und er wird dafür nicht bezahlt. Das bist du selbst.
Die E-Rechnung ändert daran nichts. Aber sie macht einen Unterschied sichtbar, der vorher nicht so auffiel:
Früher: Du hast deine Rechnung in Word geschrieben, als PDF gespeichert, dem Kunden geschickt, und eine Kopie zum Steuerberater-Ordner gelegt. Einfach.
Heute: Du musst die Rechnung in einem Format erstellen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD oder XRechnung. Das ist ein strukturiertes XML-Format, nicht nur ein hübsches Dokument.
Dein Steuerberater kann dir erklären, dass du das brauchst. Er kann prüfen, ob die fertige E-Rechnung alle Pflichtangaben hat. Aber er kann sie nicht für dich erstellen. Das wäre, als würdest du vom Steuerberater erwarten, deine Angebote zu schreiben.
Die Empfangspflicht ist dein Job
Seit Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das BMF ist da eindeutig: “Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmen die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.”
Das heißt: Wenn dir ein Lieferant eine XRechnung schickt – eine XML-Datei, die ohne spezielle Software aussieht wie Buchstabensuppe – musst du damit umgehen können. Nicht dein Steuerberater. Du.
Technisch reicht ein E-Mail-Postfach. Praktisch brauchst du aber eine Möglichkeit, die Daten zu lesen. Denn was nützt dir eine Rechnung, die du nicht verstehst?
Das BMF empfiehlt in seinen FAQ sogar, die Daten selbst zu visualisieren statt sich auf den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung zu verlassen: “Bei hybriden E-Rechnungen bilden nunmehr die im strukturierten Teil vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.”
Wenn PDF und XML-Daten abweichen, gilt die XML. Nicht das, was du siehst.
Die Versandpflicht auch
Für das Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF verschicken. Bei unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Das steht im § 27 Abs. 38 UStG.
Aber ab 2028? Dann musst du E-Rechnungen erstellen. Und auch das ist dein Job, nicht der deines Steuerberaters.
Klar, es gibt Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen erzeugt. Aber du musst entscheiden, welche Software du nutzt. Du musst sie bedienen. Du musst sicherstellen, dass das Format stimmt.
Dein Steuerberater kann dich beraten: “Für deine Situation würde ich XY empfehlen.” Er kann auch prüfen: “Die Rechnung hat alle Pflichtangaben, das Format ist korrekt.” Aber er wird nicht täglich für dich Rechnungen tippen.
Die Verantwortung bleibt bei dir
Das ist keine Kritik an Steuerberatern. Die machen ihren Job. Aber Rechnungserstellung war nie Teil davon.
Die BMF-FAQ sagen klar: “Die Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung” liegt beim Leistenden. Das bist du. Nicht dein Steuerberater.
Für Thomas, den Elektriker-Meister, heißt das: Wenn du abends nach dem Arbeitstag deine Rechnung in Word tippst und als PDF speicherst – dann ist genau dieser Prozess dein Problem. Ab 2028 (oder schon früher, wenn dein Kunde es verlangt) muss da am Ende ein ZUGFeRD oder eine XRechnung rauskommen.
Für Petra mit dem Pflegedienst heißt das: Die Abrechnung mit der Pflegekasse läuft weiter wie bisher, das sind Sonderregeln. Aber die Rechnung an das Unternehmen, das betriebliche Pflegeleistungen für seine Mitarbeiter bucht? Das ist B2B. Da gilt die E-Rechnungspflicht.
Was du mit deinem Steuerberater besprechen solltest
Anstatt zu hoffen, dass er es schon regelt, führ ein konkretes Gespräch:
1. Welches Format braucht er? Die meisten Buchhaltungsprogramme können heute E-Rechnungen importieren. Aber vielleicht hat deiner spezielle Vorlieben. Frag nach.
2. Wie übergebt ihr die Dateien? Per E-Mail? Über ein Portal? In einem bestimmten Ordner? Klärt das.
3. Was prüft er, was prüfst du? Wenn du eine E-Rechnung empfängst – wer schaut zuerst drauf? Wer meldet Fehler beim Lieferanten?
4. Braucht ihr neue Werkzeuge? Manche Steuerberater haben schon Portale, über die Mandanten Belege hochladen. Andere arbeiten noch mit Pendelordnern. Findet raus, was für euch funktioniert.
5. Was kostet das? Ehrliche Frage: Wenn mehr Aufwand entsteht, wer zahlt? Ab Juli 2025 gilt die neue Steuerberatervergütungsverordnung. Klärt vorher, ob sich was ändert.
Die Kurzfassung
Dein Steuerberater verbucht deine Rechnungen. Du erstellst und empfängst sie.
Bei der E-Rechnung kommen technische Anforderungen dazu, die vorher nicht existierten. Formatvorgaben, strukturierte Daten, XML-Dateien. Das macht die Sache komplizierter – aber es verschiebt nicht die Verantwortung.
Erwarte nicht, dass dein Steuerberater deine IT-Probleme löst. Und erwarte nicht, dass er Rechnungen für dich schreibt. Das war nie sein Job.
Was du tun kannst: Sprich mit ihm. Früh. Nicht erst, wenn der erste Kunde eine E-Rechnung verlangt und du nicht weißt, wie.
Du hast Fragen? Schreib uns an kontakt@einfache-erechnung.de