Du installierst Steckdosen, reparierst Heizungen oder verlegst Fliesen. Deine Kunden sind meistens Privatleute. Die Rechnung schreibst du seit 20 Jahren in Word, speicherst sie als PDF und schickst sie per E-Mail. Fertig.
Jetzt hörst du überall: E-Rechnung wird Pflicht. Dein Steuerberater hat vielleicht schon einen Brief geschickt. Und du fragst dich: Betrifft mich das überhaupt?
Ja und nein. Die Antwort hängt davon ab, an wen du deine Rechnungen schreibst.
Privatkunden oder Geschäftskunden: Das ist die entscheidende Frage
Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind davon komplett ausgenommen.
Was heißt das konkret?
Familie Müller beauftragt dich für eine neue Küchensteckdose: Das ist B2C. Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt. Keine Änderung nötig.
Die Hausverwaltung Schmitz beauftragt dich für Elektroarbeiten in einer Mietwohnung: Das ist B2B. Hier greift die neue Regelung.
Der Autohaus-Betrieb will seine Werkstattbeleuchtung erneuern: Auch B2B. E-Rechnung wird relevant.
Wenn du zu 90 Prozent für Privatkunden arbeitest, ändert sich für den Großteil deiner Rechnungen nichts. Die PDF bleibt erlaubt.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF per E-Mail. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes Format, das Maschinen lesen können. Die gängigen Formate heißen ZUGFeRD und XRechnung.
Bei ZUGFeRD sieht die Rechnung aus wie eine normale PDF. Aber im Hintergrund stecken die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format (XML). Dein Kunde kann sie also wie gewohnt öffnen und lesen, sein Buchhaltungssystem kann die Daten automatisch übernehmen.
Für die meisten Handwerker ist ZUGFeRD die praktischste Lösung. Die Rechnung sieht genauso aus wie vorher, nur die Technik dahinter ist anders.
Der Zeitplan: Wann wird was Pflicht?
Seit Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch dich, falls ein Lieferant oder Subunternehmer dir eine E-Rechnung schickt.
Beim Versenden sieht es entspannter aus:
| Zeitraum | Was gilt für B2B-Rechnungen |
|---|---|
| Jetzt bis Ende 2026 | Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen versenden. Die Übergangsphase läuft. |
| 2027 | Wenn dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, darfst du noch PDF versenden. Darüber wird E-Rechnung Pflicht. |
| Ab 2028 | E-Rechnung wird für alle B2B-Fälle Pflicht. |
Die meisten Handwerksbetriebe liegen unter der 800.000-Euro-Grenze und haben damit bis Ende 2027 Zeit beim Versand.
Aber: Die Empfangspflicht gilt schon jetzt. Wenn dein Großhändler oder ein anderer Geschäftspartner dir eine E-Rechnung schickt, solltest du sie verarbeiten können.
Typische Situationen im Handwerksalltag
Situation 1: Du arbeitest fast nur für Privatleute
Herr und Frau Schmidt, die nette Familie um die Ecke, der Rentner drei Straßen weiter – das sind deine typischen Kunden. Für diese Rechnungen ändert sich nichts. B2C bleibt von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Situation 2: Ab und zu kommt ein Firmenkunde
Einmal im Monat rufst du bei einer kleinen GmbH an, oder eine Hausverwaltung beauftragt dich. Diese Rechnungen sind B2B. Hier greift mittelfristig die E-Rechnungspflicht.
Bis Ende 2026 darfst du auch hier noch PDF versenden. Aber dein Geschäftskunde könnte dich irgendwann nach einer E-Rechnung fragen, weil seine Buchhaltung das so will.
Situation 3: Subunternehmer für einen größeren Betrieb
Du arbeitest regelmäßig für einen Generalunternehmer oder einen größeren Handwerksbetrieb. Das ist klar B2B. Je größer dein Auftraggeber, desto wahrscheinlicher, dass er bald E-Rechnungen verlangt.
Kleinbetragsrechnungen: Die 250-Euro-Grenze
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln. Hier ist keine E-Rechnung nötig, auch nicht bei Geschäftskunden.
Typisches Beispiel: Du tauschst eine Steckdose für 80 Euro Material plus Arbeitslohn. Wenn die Gesamtsumme unter 250 Euro liegt, reicht eine einfache Rechnung. Diese Ausnahme bleibt auch nach 2028 bestehen.
Was du jetzt tun kannst
Die ehrliche Antwort: Wenn du hauptsächlich Privatkunden hast, musst du dich nicht unter Druck setzen lassen. Die E-Rechnungspflicht trifft dich nur bei Geschäftskunden.
Trotzdem drei sinnvolle Schritte:
1. Sortiere deine Kunden
Geh deine Kundenliste durch: Wer ist privat, wer ist geschäftlich? Bei den meisten Handwerkern werden 80-90 Prozent Privatleute sein. Für diese ändert sich nichts.
2. Sprich mit deinem Steuerberater
Dein Steuerberater kennt deine Situation. Frag konkret: “Wie viele meiner Rechnungen sind B2B? Und wie läuft das mit der E-Rechnung praktisch?” Die meisten Steuerberater beschäftigen sich gerade intensiv mit dem Thema.
3. Empfang prüfen
Die Empfangspflicht gilt seit Januar. Wenn du ein E-Mail-Postfach hast, bist du technisch startklar. Falls dir jemand eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, sieht die aus wie eine normale PDF. Bei reinen XML-Rechnungen (XRechnung) brauchst du einen Viewer, aber solche Rechnungen kommen im Handwerk selten vor.
Was passiert, wenn du nichts tust?
Kein Bußgeld, keine Strafe. Es gibt keinen eigenen Straftatbestand für fehlende E-Rechnungen.
Aber: Ab 2028 könnte ein Geschäftskunde deine PDF-Rechnung zurückweisen. Oder verspätet zahlen, weil seine Buchhaltung auf E-Rechnungen eingestellt ist. Das wäre ärgerlich.
Bei Betriebsprüfungen könnte es auch Fragen geben. Niemand weiß heute, wie streng die Finanzämter später prüfen werden. Aber das ist kein Grund zur Panik, sondern nur ein Argument, das Thema nicht komplett zu ignorieren.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist kein Weltuntergang für Handwerker. Wenn du hauptsächlich Privatkunden hast, betrifft dich der Großteil der neuen Regeln gar nicht.
Für die Firmenkunden unter deinen Auftraggebern lohnt es sich, das Thema im Blick zu behalten. Bis Ende 2026 hast du beim Versand noch Zeit. Aber wenn ein Geschäftskunde früher danach fragt, ist es gut zu wissen, wie es funktioniert.
Der wichtigste Schritt: Verstehen, welche deiner Rechnungen B2B sind. Alles andere ergibt sich dann.
Quellen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) — veröffentlicht 27.03.2024
- §14 UStG — neue Fassung ab 01.01.2025
- §27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen
- §33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
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