Du bist Grafikdesignerin, IT-Berater oder Coach? Dann hat dich das Thema E-Rechnung wahrscheinlich schon erreicht. Vielleicht hat ein Kunde nachgefragt. Vielleicht hast du eine Überschrift gelesen und dich gefragt: Betrifft mich das überhaupt?
Die kurze Antwort: Ja, wahrscheinlich schon. Aber nicht so, wie du vielleicht befürchtest.
Seit Januar 2025 gelten die neuen Regeln aus dem Wachstumschancengesetz. Wir sind jetzt ein halbes Jahr dabei. Zeit für eine Bestandsaufnahme: Was gilt wirklich für Freelancer und Solo-Selbstständige?
Empfangen musst du können. Versenden noch nicht unbedingt.
Die wichtigste Unterscheidung zuerst: Empfangspflicht und Versandpflicht sind zwei verschiedene Dinge.
Empfangen: Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für dich als Freelancer. Keine Ausnahmen.
Versenden: Hier hast du noch Zeit. Bis Ende 2026 darfst du weiterhin normale PDF-Rechnungen verschicken. Liegt dein Jahresumsatz unter 800.000 Euro, sogar bis Ende 2027.
In der Praxis heißt das: Wenn dir ein Geschäftskunde eine E-Rechnung schickt, musst du die annehmen können. Wenn du selbst Rechnungen schreibst, darfst du vorerst bei deinem gewohnten Format bleiben.
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Weniger als du denkst. Ein E-Mail-Postfach reicht. Das Gesetz verlangt keine spezielle Software und kein zertifiziertes System.
Die Herausforderung ist eher praktisch: Was machst du mit der E-Rechnung, wenn sie ankommt?
Bei ZUGFeRD-Rechnungen ist es einfach. Das ist ein PDF mit eingebetteten Daten. Du siehst eine normale Rechnung, kannst sie lesen und ablegen wie bisher. Die maschinenlesbaren Daten stecken unsichtbar in der Datei.
Bei XRechnungen wird es sperriger. Das ist reines XML. Ohne Hilfsmittel siehst du nur Code. Du brauchst einen Viewer oder ein Buchhaltungsprogramm, das das Format darstellen kann.
Mein Rat: Bereite dich auf beides vor. Die meisten Geschäftspartner werden dir ZUGFeRD schicken. Aber es schadet nicht, einen XRechnung-Viewer zu kennen, falls doch mal eine reine XML-Datei kommt.
Drei typische Situationen für Freelancer
Situation 1: Du arbeitest für Agenturen oder Mittelständler
Lisa ist Beraterin. Ihre Kunden sind mittelständische Unternehmen und größere Agenturen. Seit ein paar Monaten fragen immer mehr von ihnen: “Kannst du ZUGFeRD?”
Das ist kein Zufall. Größere Unternehmen stellen ihre Prozesse um und wollen eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten. Deine PDF-Rechnung bedeutet für die Buchhaltung: Daten abtippen oder OCR-Erkennung mit Fehlerquote.
Für dich heißt das: Auch wenn du rechtlich noch nicht musst, erwarten deine Kunden es vielleicht trotzdem. Das ist kein Zwang, aber ein Wettbewerbsvorteil. Wer liefern kann, was der Kunde braucht, macht sich das Leben leichter.
Situation 2: Du arbeitest für DAX-Konzerne oder den öffentlichen Sektor
Stefan ist IT-Freelancer. Er arbeitet für große Konzerne. Bei ihm ist die Lage klarer: DAX-Unternehmen haben oft strikte Vorgaben für eingehende Rechnungen. Manche lehnen mittlerweile ab, was nicht dem gewünschten Format entspricht.
Für Aufträge im öffentlichen Bereich (B2G) gelten ohnehin eigene Regeln. Die E-Rechnungsverordnung schreibt dort schon länger elektronische Formate vor.
Wenn du in diesem Umfeld arbeitest: Frag bei deinem Auftraggeber nach, welches Format erwartet wird. XRechnung oder ZUGFeRD, welches Profil, welcher Übermittlungsweg. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Behörde und Unternehmen.
Situation 3: Kleinere Kunden, gemischte Kundenbasis
Anna ist Fotografin. Ihre Kunden sind eine Mischung aus Agenturen, kleinen Unternehmen und Privatpersonen.
Für Privatkunden (B2C) ändert sich nichts. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen.
Für ihre Agenturkunden wird ZUGFeRD relevant. Aber die kleineren Geschäftskunden, die selbst noch mit Word und Excel arbeiten? Die brauchen vermutlich erstmal keine E-Rechnung und wären mit einer XML-Datei überfordert.
In so einer gemischten Situation ist ZUGFeRD praktisch: Die Rechnung sieht aus wie eine normale PDF. Der Empfänger kann sie wie gewohnt lesen und bearbeiten. Die strukturierten Daten sind eingebettet, falls sie jemand automatisiert verarbeiten will.
Was ist mit Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Regeln. Sie müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine normale PDF oder sogar ein Papierbeleg reicht weiterhin.
Das betrifft typischerweise kleine Zusatzleistungen, Spesenabrechnungen oder Spontanaufträge. Bei deinen regulären Projektrechnungen liegt der Betrag in der Regel deutlich höher.
Und die Kleinunternehmerregelung?
Wenn du nach §19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, gibt es eine Erleichterung: Du musst beim Versenden keine E-Rechnung erstellen. Deine Rechnung kann weiterhin eine normale PDF sein.
Aber Achtung: Empfangen musst du trotzdem können. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Wenn dir ein Geschäftspartner eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen.
Drei Schritte für deinen Einstieg
Schritt 1: E-Mail-Eingang prüfen
Stelle sicher, dass du ein Postfach hast, über das Geschäftspartner dir Rechnungen schicken können. Falls noch nicht vorhanden, kommuniziere diese Adresse aktiv.
Schritt 2: Rechnungserstellung prüfen
Kann dein aktuelles Setup ZUGFeRD erstellen? Falls du mit Word, Pages oder InDesign arbeitest, brauchst du einen Konvertierungsschritt. Manche Tools können das. Ansonsten gibt es Online-Dienste, die deine PDF in ZUGFeRD umwandeln.
Schritt 3: Mit einem Kunden testen
Such dir einen Kunden aus, der E-Rechnungen verarbeiten kann, und schick eine Testrechnung. So merkst du, ob der Prozess funktioniert, bevor es darauf ankommt.
Der realistische Zeitplan
Zusammengefasst sieht der Fahrplan für Freelancer so aus:
| Zeitraum | Was gilt für dich |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Du musst E-Rechnungen empfangen können |
| Bis 31.12.2026 | Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen versenden |
| 2027 | Falls Umsatz unter 800.000 Euro: weiterhin PDF erlaubt |
| Ab 2028 | E-Rechnung wird im B2B-Bereich zur Pflicht |
Die Übergangsfristen geben dir Zeit. Aber sie sind kein Grund, das Thema aufzuschieben. Je früher du dich damit vertraut machst, desto entspannter wird der Übergang.
Fazit
Als Freelancer oder Solo-Selbstständiger bist du von der E-Rechnungspflicht betroffen, aber nicht überrollt. Der Empfang ist seit Januar Pflicht, der Versand hat Übergangsfristen.
In der Praxis wird der Druck von deinen Kunden kommen. Größere Auftraggeber wollen zunehmend strukturierte Daten. Wer früh liefern kann, macht sich das Leben leichter.
Wichtig ist: Du brauchst keine aufwändige Software-Umstellung. Ein E-Mail-Postfach zum Empfangen hast du vermutlich schon. Für den Versand reicht ein Konvertierungsschritt, der deine bestehende Rechnung um die strukturierten Daten ergänzt.
Fang klein an. Ein Test mit einem Kunden zeigt dir, wo es hakt. Und dann weißt du mehr als 90% deiner Freelancer-Kollegen.
Quellen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) — verabschiedet 27.03.2024
- §14 UStG — E-Rechnungsdefinition seit 01.01.2025
- §27 Abs. 38 UStG — Übergangsregelungen
- §33 UStDV — Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR
- §34a UStDV — Rechnungen von Kleinunternehmern
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) — B2G-Regeln auf Bundesebene
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