Du betreibst ein Catering-Unternehmen. Firmenfeiern, Konferenzen, Messeauftritte – deine profitabelsten Aufträge kommen von Unternehmen. Wahrscheinlich hast du von der E-Rechnungspflicht gehört, aber gedacht: “Wir sind doch nur Gastronomie, das betrifft Konzerne und IT-Firmen.”
Hier kommt die unbequeme Wahrheit: Corporate Catering ist B2B-Geschäft. Und Firmenkunden werden in den nächsten Monaten anfangen, E-Rechnungen von dir zu verlangen.
Das Problem mit der Gastronomie-Brille
Viele Caterer denken in Restaurant-Kategorien. Kassenbons, Barzahlung, vielleicht mal eine einfache Rechnung für eine private Familienfeier. Das ist B2C – Geschäft mit Privatkunden. Da gilt keine E-Rechnungspflicht, alles bleibt wie gehabt.
Aber sobald du an Unternehmen lieferst, ändert sich das Bild. Das Konferenz-Catering für die Versicherung, das Buffet für die Firmen-Weihnachtsfeier, die tägliche Mittagsversorgung im Großraumbüro: Das sind B2B-Umsätze. Und die fallen unter die neuen Regeln des § 14 UStG, die seit Januar 2025 in Kraft sind.
Was bisher passiert ist
Die E-Rechnungspflicht läuft jetzt seit fast einem Jahr. Kurz zusammengefasst:
Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist. Wenn dir ein Lieferant eine strukturierte E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können.
Für das Versenden gibt es Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 darfst du noch PDF-Rechnungen an andere Unternehmen schicken. Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, hast du sogar bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 müssen dann alle B2B-Rechnungen im E-Rechnungsformat sein.
Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 hat diese Regeln nochmal konkretisiert. Die Rechtslage ist inzwischen klar.
Warum deine Firmenkunden das Thema jetzt auf den Tisch bringen
Große Unternehmen haben ihre Buchhaltung längst umgestellt. Sie empfangen und verarbeiten E-Rechnungen automatisch. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht die Buchhaltung effizienter.
Und jetzt drehen sie den Spieß um.
Einkaufsabteilungen großer Firmen beginnen, ihre Lieferanten aufzufordern: “Bitte schicken Sie uns Ihre Rechnungen künftig als E-Rechnung.” Manche formulieren es als Bitte, manche machen es zur Bedingung für zukünftige Aufträge.
Das hat zwei Gründe:
Erstens: Prozesskosten. Eine Papierrechnung oder ein PDF muss manuell erfasst werden. Jemand tippt die Daten ab, jemand prüft sie, jemand korrigiert Tippfehler. Bei einer strukturierten E-Rechnung passiert das automatisch. Die Daten fließen direkt ins System. Für Unternehmen mit hunderten eingehenden Rechnungen pro Monat ist der Unterschied enorm.
Zweitens: Vorschriften. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Umsatz selbst E-Rechnungen versenden. Viele stellen schon jetzt um, um nicht kurz vor der Deadline in Hektik zu geraten. Und sie erwarten das Gleiche von ihren Zulieferern.
Was das für dein Catering-Geschäft bedeutet
Stell dir folgende Situation vor: Du hast gerade eine 14-Stunden-Veranstaltung hinter dir. Das Buffet war perfekt, die Gäste zufrieden, der Auftraggeber begeistert. Du schickst wie immer deine Word-Rechnung als PDF.
Eine Woche später kommt die Antwort der Buchhaltung: “Wir können Ihre Rechnung so nicht verarbeiten. Bitte senden Sie uns eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format.”
Du googlest “ZUGFeRD”, verstehst nur Bahnhof, und fragst dich, ob du jetzt teure Software kaufen musst. Währenddessen verzögert sich deine Zahlung. Bei einem Geschäft, in dem du Zutaten und Personal vorfinanzierst, tut das weh.
Das muss nicht passieren.
Die gute Nachricht: Es ist einfacher als gedacht
Eine E-Rechnung klingt technischer, als sie ist. Am Ende geht es darum, dass deine Rechnungsdaten in einem Format vorliegen, das Computer automatisch lesen können. In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Standards:
XRechnung ist reines XML. Für Menschen praktisch unlesbar, für Buchhaltungssysteme perfekt. Wird vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet.
ZUGFeRD kombiniert ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten. Deine Rechnung sieht genauso aus wie vorher. Aber im Hintergrund stecken die maschinenlesbaren Daten.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und damit die deutschen Anforderungen.
Was heißt das für dich? Du musst keine neue Software lernen oder dein Rechnungsdesign ändern. Es gibt Dienste, die deine gewohnte Word- oder PDF-Rechnung nehmen und die strukturierten Daten hinzufügen. Deine Rechnung bleibt optisch gleich – sie erfüllt nur zusätzlich die technischen Anforderungen.
Wann solltest du handeln?
Die Übergangsfrist gibt dir noch Zeit. Aber warten ist keine Strategie. Hier ist, was ich empfehle:
Jetzt (Dezember 2025): Informiere dich. Du liest gerade diesen Artikel – guter Anfang. Sprich mit deinem Steuerberater darüber, wie ihr das Thema angehen wollt.
Anfang 2026: Teste eine Lösung. Nicht mitten in der Hochsaison, wenn jeden Tag drei Events anstehen. Im Januar, wenn es ruhiger ist.
Bis Sommer 2026: Stelle dein B2B-Geschäft auf E-Rechnungen um. Nicht weil du musst, sondern weil deine Firmenkunden es zunehmend erwarten.
Spätestens Ende 2027: Ab Januar 2028 gilt die volle Pflicht. Dann ist kein Spielraum mehr.
Der Wettbewerbsvorteil für Frühstarter
Hier ist der Punkt, den viele übersehen: E-Rechnungen sind nicht nur eine Pflicht, die du erfüllen musst. Sie können ein Vorteil sein.
Wenn ein Unternehmen zwei Catering-Anbieter vergleicht und einer liefert problemlos E-Rechnungen, der andere nicht – wer bekommt den Zuschlag? Bei gleicher Leistung gewinnt der, der weniger Arbeit macht.
Das gilt besonders für größere Aufträge. Messeauftritte, Jahreskonferenzen, regelmäßige Kantinen-Versorgung: Das sind Aufträge, bei denen die Buchhaltung mitredet. Wenn du denen eine Sorge weniger machst, stärkst du deine Position.
Außerdem: Caterer, die sich jetzt mit dem Thema beschäftigen, sind rar. Die meisten in der Branche haben noch nicht einmal angefangen. Wer früh dran ist, kann das aktiv kommunizieren: “Wir liefern auf Wunsch E-Rechnungen – kein Aufwand für Ihre Buchhaltung.”
Praktische Schritte
Hier eine kurze Checkliste für den Anfang:
Prüfe deinen Kundenstamm. Wie viel Prozent deines Umsatzes kommt von Firmenkunden? Das sind deine B2B-Rechnungen.
Kläre das Format. Frag bei deinen größten Firmenkunden nach: Welches Format bevorzugen sie? ZUGFeRD, XRechnung, oder ist ihnen beides recht?
Sprich mit deinem Steuerberater. Wie arbeitet ihr die Rechnungen aktuell ab? Was muss sich ändern?
Teste eine Lösung. Es gibt verschiedene Wege zur E-Rechnung. Finde einen, der zu deinem Workflow passt.
Fang mit einem Kunden an. Nicht gleich alles umstellen. Probiere es erst bei einem Auftraggeber aus, bevor du es auf alle anwendest.
Zusammenfassung
Corporate Catering ist B2B-Geschäft. Die E-Rechnungspflicht ist bereits seit einem Jahr in Kraft, mit Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028 für das Versenden. Firmenkunden werden zunehmend E-Rechnungen verlangen, weil es ihren eigenen Buchhaltungsprozess vereinfacht.
Als Caterer hast du jetzt die Wahl: Abwarten und reagieren, wenn Kunden es fordern. Oder proaktiv handeln und es als Wettbewerbsvorteil nutzen.
Die gute Nachricht: Dein Rechnungsdesign muss sich nicht ändern, dein Workflow auch nicht grundlegend. Es geht darum, die richtigen Daten im richtigen Format zu liefern.
Wer sich jetzt kümmert, hat ein Problem weniger im Dezember 2027.
Du hast Fragen? Schreib uns an kontakt@einfache-erechnung.de