Schritt 1
PDF erstellen (wie immer)
Du machst genau das, was du schon immer machst.
Rechnung in Word, Excel oder Pages schreiben. Als PDF speichern. Fertig. Du brauchst keine neue Software, keine Vorlagen, keine Einstellungen ändern.
PDF rein.
E-Rechnung raus.
Dein Ablauf bleibt gleich. Du änderst nur die E-Mail-Adresse. Wir wandeln deine Rechnung um und schicken sie zurück – fertig.
Drei Schritte. Mehr nicht.
Schritt 2
Per E-Mail an uns schicken
Nur die Adresse ändert sich – und du brauchst ein kostenloses Konto.
- Registriere dich kostenlos bei Einfache-eRechnung.de (dauert ca. 2 Minuten)
- Statt die PDF direkt an deinen Kunden zu schicken, mailst du sie an uns:
postfach@einfache-erechnung.deDer Betreff ist egal. Bitte sende pro E-Mail eine Rechnung als PDF.
Schritt 3
E-Rechnung zurückbekommen
Wenige Minuten später liegt die E-Rechnung in deinem Postfach.
Du bekommst zwei Dateien:
- Die E-Rechnung – eine einzige PDF-Datei, die genau so aussieht wie dein Original. Der Unterschied: Unsichtbar eingebettet ist eine XML-Datei (ZUGFeRD-Format), die dein Kunde automatisch verarbeiten kann.
- Den Prüfbericht – alle extrahierten Daten übersichtlich aufgelistet, damit du kontrollieren kannst, ob alles stimmt.
Kurz prüfen, dann an deinen Kunden schicken. Das war's.
Tipp: Falls dein Kunde die E-Rechnung noch nicht verarbeiten kann, funktioniert die PDF trotzdem als herkömmliche Rechnung. ZUGFeRD ist abwärtskompatibel.
Du behältst die Kontrolle.
Jede Ergebnis-Mail enthält einen Prüfbericht und einen Korrektur-Link. Wenn etwas nicht stimmt, kannst du es selbst anpassen.
Prüfbericht in jeder E-Mail
Jede E-Rechnung kommt mit einem Bericht: Alle extrahierten Daten, ob Pflichtfelder fehlen, welches ZUGFeRD-Profil verwendet wurde. Lies ihn kurz durch, bevor du die Rechnung weiterschickst.
Korrektur-Link zum Anpassen
Stimmt etwas nicht? Klick auf den Link in der E-Mail, korrigiere die Felder, speichere. Du bekommst eine neue E-Mail mit der korrigierten E-Rechnung.
Original-PDF zum Vergleichen
Im Korrektur-Editor siehst du dein Original-PDF direkt neben den extrahierten Daten. So kannst du Feld für Feld vergleichen, ob alles stimmt.
Klare Hinweise statt Fehlercodes.
Wir sagen dir in der Antwortmail konkret, was passiert ist und was du tun kannst.
Was passiert: Für eine gültige E-Rechnung fehlen Pflichtdaten – z.B. Rechnungsdatum, USt-IdNr. oder andere EN16931-Angaben.
Was du tun kannst: Du bekommst eine Mail mit den konkreten Fehlern und einem Korrektur-Link. Öffne den Link, ergänze die fehlenden Daten, speichere. Fertig.
Was passiert: Das PDF ist beschädigt, passwortgeschützt oder technisch nicht lesbar.
Was du tun kannst: Öffne die PDF auf deinem Computer. Falls passwortgeschützt: Entferne den Schutz und speichere neu. Schicke die Datei nochmal als reguläres PDF.
Was passiert: In deiner E-Mail ist kein PDF-Anhang enthalten, ein anderes Dateiformat, oder die Datei ist größer als 10 MB.
Was du tun kannst: Hänge die Rechnung als PDF an und achte darauf, dass die Datei unter 10 MB bleibt. Bei großen Dateien: Verkleinere sie über die Export- oder Komprimieren-Funktion deines PDF-Programms.
Was passiert: Rechnungen werden nur von registrierten E-Mail-Adressen verarbeitet. Du erhältst keine E-Rechnung zurück.
Was du tun kannst: Prüfe, von welcher Adresse du gesendet hast. Nutze deine registrierte Adresse oder registriere die gewünschte Adresse im Konto.
Was passiert: Selten scheitert die Verarbeitung wegen einer technischen Störung auf unserer Seite.
Was du tun kannst: Warte kurz und sende die Rechnung erneut. Falls der Fehler bleibt, melde dich beim Support.
Häufige Fragen
Meistens wenige Minuten. In Stoßzeiten kann es auch mal 10-15 Minuten dauern. Du bekommst die E-Rechnung per E-Mail, sobald sie fertig ist.
Ja, du brauchst ein Konto, um Einfache-eRechnung.de zu nutzen. Aber: Die Registrierung ist kostenlos und dauert etwa 2 Minuten. Du gibst nur deine E-Mail-Adresse an und bestätigst sie.
Dann funktioniert die PDF trotzdem ganz normal als herkömmliche Rechnung. Das ZUGFeRD-Format ist abwärtskompatibel: Sie sieht aus wie ein normales PDF und kann auch so verwendet werden. Zusätzlich ist die XML-Datei eingebettet, die E-Rechnung-fähige Systeme auslesen können.
Ja, für EU-Kunden mit USt-IdNr. funktioniert der Prozess genauso. Für andere Länder gibt es spezifische Regeln – frag uns einfach.
Deine Rechnungsdaten werden verarbeitet und nach 30 Tagen gelöscht. Mehr zu Sicherheit & Datenschutz
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